Se você trabalha em um consultório médico ou está iniciando sua própria prática, agendar consultas com pacientes é uma de suas tarefas mais importantes. Manter sua agenda de consultas bem organizada garantirá que nenhum paciente se “perca” no sistema e que tanto os pacientes quanto os médicos tenham uma experiência agradável no consultório. Enquanto isso, maximizar a produtividade em sua programação permitirá que você reserve mais compromissos e aumente a receita do seu escritório.
Passos
Método 1 de 3: Configurando um Sistema de Agendamento de Compromissos
Etapa 1. Permita que os pacientes reservem consultas por telefone, pessoalmente e online
Dessa forma, você terá a certeza de obter o máximo de pacientes possível e não perder nenhum paciente em potencial que não possa marcar consultas de uma maneira específica. Permitir que as pessoas façam marcações online também permite que você aproveite o acesso online 24 horas por dia, 7 dias por semana, e permita que os pacientes reservem consultas após o expediente.
- Além dessa eficiência adicional, os pacientes geralmente relatam que se sentem mais confortáveis e menos sobrecarregados com o auto-agendamento online do que com a marcação de consultas por telefone.
- Existe uma grande variedade de software de agendamento de consultas on-line que você pode comprar para usar em seu escritório. Alguns dos softwares mais populares incluem AppointmentPlus, Booker e Thryv. Claro, você também pode construir seu próprio software de agendamento se tiver habilidades de codificação e desenvolvimento!
Etapa 2. Ofereça aos pacientes várias opções de intervalo de tempo para sua consulta
Você vai querer ter certeza de dar a seus pacientes tantas opções quanto possível para que eles possam escolher o melhor horário para sua programação específica. Isso pode parecer óbvio, mas é muito importante para manter seus pacientes felizes e reduzir a chance de terem que cancelar a consulta por causa de um conflito de tempo.
Por exemplo, em vez de perguntar a um paciente se terça-feira às 13h é adequado para ele, dê-lhe a oportunidade de selecionar qualquer horário disponível que funcione para ele, como terça-feira das 13h00 às 14h00, das 14h00 às 03h00.: 00 ou 4: 00-5: 00
Etapa 3. Anote as informações de contato de cada paciente programado
Você precisará ser capaz de contatá-los para lembrá-los de um compromisso futuro ou reagendar sua próxima reserva. Certifique-se de pedir o número de telefone, endereço de e-mail e endereço de correspondência da pessoa quando ela fizer a reserva pela primeira vez.
Se a pessoa marcar a consulta pessoalmente ou por telefone, basta pedir essa informação. Se eles marcarem a consulta online, certifique-se de incluir uma área em seu portal online para informações de contato do paciente
Etapa 4. Envie lembretes aos pacientes um dia antes da consulta
Se os pacientes esquecem o horário da consulta e não aparecem, isso causa uma grande perda de tempo em sua agenda. O uso de lembretes reduz o risco de os pacientes não comparecerem às suas consultas e, portanto, ajuda a evitar essa perda de tempo.
- Ligar ou enviar mensagens de texto para os pacientes é o melhor tipo de lembrete, pois é mais provável que eles percebam uma chamada ou mensagem de texto do que um novo e-mail em um curto espaço de tempo.
- O uso de um sistema de lembrete também pode aumentar o cancelamento e o reagendamento de consultas indesejadas, o que pode fazer com que os pacientes se sintam mais no controle e, portanto, mais satisfeitos com os horários das consultas.
Etapa 5. Tenha um agendador de compromissos designado para o seu escritório
Se você não for o único responsável por manter a agenda de compromissos do seu escritório, contrate ou designe alguém para ser o principal agendador de consultas. Colocar a responsabilidade pelo agendamento de consultas com 1 pessoa permitirá um procedimento de agendamento mais regulamentado e levará a um agendamento que melhor reflete as necessidades do paciente e as preferências de cada médico.
Por exemplo, se uma pessoa é responsável pelo agendamento de consultas, ela pode se concentrar em coisas como combinar pacientes ou condições específicas com médicos específicos, em vez de dividir sua atenção entre várias tarefas
Método 2 de 3: Triagem de pacientes dentro do cronograma
Etapa 1. Agrupe pacientes com condições ou problemas semelhantes no mesmo dia
Os médicos geralmente apreciam tratar pacientes semelhantes consecutivamente, pois isso adiciona consistência ao seu trabalho e os coloca em uma mentalidade médica mais focada. Assim, organizar sua agenda de consultas desta forma deixará os médicos em seu consultório mais felizes e permitirá que seus pacientes recebam um tratamento mais eficaz.
Por exemplo, se houver vários pacientes agendando consultas para problemas de pele durante uma determinada semana, tente configurá-lo para que todas as consultas caiam no mesmo dia da semana
Etapa 2. Use um gráfico de triagem para priorizar compromissos com base na seriedade
O gráfico deve incluir critérios como sintomas relatados, urgência da consulta e duração da consulta. Ao adicionar um novo compromisso à programação, consulte este gráfico para determinar se deve marcar o compromisso no mesmo dia, nos próximos dias ou nas próximas semanas.
- Por exemplo, se uma pessoa liga para marcar uma consulta e está relatando sintomas como dor intensa e falta de ar, ajuste-a na programação o mais rápido possível, pois a condição pode ser muito grave.
- Se não houver espaço na programação para ver alguém com uma condição urgente imediatamente e você precisar reagendar a consulta de outro paciente, você também pode usar o gráfico para determinar quais consultas podem ser adiadas.
Etapa 3. Evite reserva dupla de novos pacientes e pacientes com problemas complexos
Essas consultas exigirão mais tempo e atenção do que os pacientes que retornam. Em vez disso, programe os pacientes de “internação” que requerem pouca atenção junto com os novos pacientes, para que os enfermeiros possam realizar o check-in inicial em um novo paciente enquanto o médico trabalha com o paciente de internação.
- Embora a reserva dupla dessa forma possa ajudá-lo a atender mais pacientes em um dia, pode levar você a ter problemas quando surgem circunstâncias inesperadas. Reduza ao mínimo as reservas duplas para evitar problemas no futuro.
- O agendamento de pacientes de “trabalho interno” também é um bom meio de fazer a triagem dos pacientes com base em suas necessidades e deixar mais espaço para consultas para aqueles com problemas mais sérios.
Etapa 4. Planeje sua programação de acordo com as flutuações sazonais das necessidades do paciente
Com base nos dados demográficos de sua clientela, você provavelmente verá muitos compromissos sendo reservados na mesma época do ano regularmente. Use a experiência anterior para prever essas flutuações sazonais e deixe espaço adequado na programação para acomodar as necessidades de seus pacientes.
- Por exemplo, você pode ver um grande número de pessoas marcando exames para seus filhos no início de um novo ano letivo, o que exigirá que você tente deixar espaço para esses compromissos antes e depois da escola todos os dias.
- Em geral, as épocas mais movimentadas do ano para consultórios médicos incluem o início de um novo ano letivo (ou seja, agosto), temporada de alergias (ou seja, abril-junho) e temporada de gripe (ou seja, outubro-fevereiro).
Método 3 de 3: Mantendo uma Agenda de Compromissos Eficiente
Etapa 1. Crie uma linha do tempo semanal para organizar sua programação
Sua linha do tempo deve incluir informações como quantos pacientes seu consultório precisa agendar a cada semana, quantas horas os membros da equipe podem trabalhar e quantos dias um paciente pode esperar antes de consultar um médico. Ter essas informações em seu cronograma o ajudará a equilibrar as necessidades do paciente com as dos funcionários do escritório.
Por exemplo, se você sabe que já programou pacientes suficientes para atender às necessidades do seu consultório por uma semana, você pode priorizar o agendamento de pacientes que não têm condições urgentes durante a próxima semana
Etapa 2. Empregue uma programação de onda modificada para evitar o acúmulo de pacientes
Neste modelo de agendamento, as consultas do paciente são agrupadas perto do início do horário e o final do horário é deixado em aberto. Com esse tipo de programação, o espaço aberto no final do expediente funciona como um amortecedor para quando os compromissos demoram mais do que o esperado ou surgem outros imprevistos.
- O modelo de programação de onda modificado reduzirá drasticamente o tempo de espera do paciente, levando assim a uma maior satisfação geral do paciente.
- Se você tiver tempo livre no final do expediente, pode usar esse tempo para colocar em dia outras tarefas no escritório, como preencher papéis, fazer ligações ou até mesmo fazer reuniões de equipe.
Etapa 3. Use uma lista de espera para evitar a perda de espaço na agenda após um cancelamento
Por ter uma lista de espera, você pode adicionar pacientes à agenda no último minuto se uma consulta agendada anteriormente for cancelada. Isso irá minimizar a quantidade de tempo e receita que seu consultório perderá quando um paciente cancelar sua consulta.
Crie sua lista de espera em formato digital e configure-a para que você possa enviar instantaneamente um texto ou e-mail para os pacientes na lista quando uma vaga de programação abrir. Isso é muito mais eficiente do que entrar em contato com os pacientes da lista por telefone
Etapa 4. Defina os horários de chegada 20 minutos antes do horário do compromisso
Isso dará à equipe na estação de check-in bastante tempo para reunir todas as informações necessárias de um paciente antes de sua consulta agendada com o médico. Organizar os horários dos compromissos dessa forma evita os tipos de atrasos que podem atrapalhar a programação de um dia inteiro.
