É sempre bom manter cópias de seus registros médicos, pois eles serão úteis se você mudar de médico, for a um pronto-socorro, ficar doente durante uma viagem ou se mudar para outro lugar. Ter cópias impressas e digitais de seus registros médicos convenientemente organizadas pode economizar seu tempo e permitir que você obtenha melhores cuidados médicos. Na verdade, a pesquisa descobriu que os pacientes cardíacos que mantêm registros pessoais de saúde têm melhores resultados de saúde porque seus cuidadores podem ver melhor seu histórico de saúde. Provavelmente, este também é o caso de pessoas com outras doenças crônicas, como câncer, diabetes e artrite.
Passos
Parte 1 de 2: Organizando cópias impressas
Etapa 1. Peça a seus cuidadores acesso aos seus arquivos médicos
O primeiro passo para organizar seu registro médico pessoal é coletar cópias (físicas) do máximo de informações sobre seus tratamentos e diagnósticos de todos os seus cuidadores, incluindo médicos, enfermeiras, quiropráticos, fisioterapeutas, psicólogos etc. Lembre-se de que a lei federal exige que todos os médicos e instalações médicas permitam que você acesse seus registros médicos.
- Lembre-se de ser educado e paciente ao solicitar acesso aos seus arquivos médicos. Diga a eles que é para estabelecer seus próprios registros pessoais. Alguns médicos e instalações médicas podem hesitar em permitir seu acesso devido ao medo de litígios por negligência médica.
- Seu cuidador pode precisar de algum tempo para organizar suas informações médicas porque podem não estar todas em um único arquivo. Agende uma consulta para voltar, se for o caso.
- Lembre-se de que um registro médico pessoal combina todas as informações médicas coletadas por cada cuidador / instituição médica que você visitou em um único arquivo de fácil acesso.
- Embora a lei federal conceda a você o direito de acessar a maioria das informações de saúde do paciente (registros médicos, imagens, resultados de exames, registros de cobrança, etc.), alguns tipos de informações estão isentos. Por exemplo, você não tem o direito de acessar anotações de psicoterapia (ou seja, anotações feitas por um profissional de saúde mental durante uma sessão de aconselhamento) ou documentos compilados para uso em um processo civil ou criminal.
Etapa 2. Copie todos os documentos em seus arquivos médicos
Depois de notificar o cuidador de suas intenções e eles organizarem suas informações médicas, é hora de fazer cópias de tudo. Seu registro médico pessoal deve incluir cópias de todos os resultados de exames / laboratórios, diagnósticos, relatórios de tratamento, relatórios de radiologia, notas de progresso, declarações de seguro e referências de cada cuidador / instalação médica que você visitou. Não espere que o cuidador real copie o arquivo para você. Provavelmente, sua equipe de suporte será a responsável pela cópia real.
- Embora você seja o proprietário de suas informações médicas, não é o proprietário do papel, dos arquivos e das radiografias em que suas informações estão, então não espere sair com os originais. Você só tem direito a cópias dos originais.
- Seu prestador de cuidados / instalação médica tem o direito legal de cobrar uma taxa de cópia, então pergunte quanto pode custar. Eles podem cobrar por página ou uma taxa fixa pelo serviço de cópia.
- Provavelmente, você precisará assinar um formulário de liberação em todas as instalações das quais solicitar registros.
Etapa 3. Organize e coloque suas cópias impressas em uma pasta
Depois de copiar seus arquivos médicos originais, separe-os fazendo uma pilha para cada provedor de serviços médicos. Em seguida, solicite os registros de cada provedor de sua primeira visita à mais recente, em ordem cronológica. Esse tipo de organização tornará rápido e fácil encontrar informações. Faça furos em seus registros médicos ao longo da margem esquerda com um furador de 3 furos e coloque-os em uma pasta de três argolas ou caderno de arame (talvez com divisórias para cada membro da família, ou mesmo uma pasta para cada membro da família).
- Use divisores de índice de cores diferentes para organizar seus registros médicos por provedor e / ou instalação médica. Além da codificação por cores, organize vários médicos em ordem alfabética no fichário.
- Considere reforçar os furos de seus documentos copiados, especialmente se você ou seus cuidadores estiverem olhando o fichário com frequência.
- Lembre-se de que quaisquer documentos relacionados a indenizações / pagamentos de seguros devem ser mantidos por até cinco anos, embora se estiverem relacionados às suas declarações de impostos, guarde-os por pelo menos sete anos.
Etapa 4. Crie um índice analítico
Use um programa de processamento de texto em seu computador para digitar um índice para seus registros médicos pessoais. A tabela da página de conteúdo deve delinear os provedores codificados por cores que você viu e estar listados em ordem cronológica e / ou alfabética - será muito mais fácil para profissionais de saúde ocupados navegar. Imprima o índice em um pedaço de papel mais grosso para que seja mais resistente a rasgos ou desgaste.
- Use uma fonte grande e legível para a página de conteúdo - nada muito sofisticado ou artístico (lembre-se de que não é um álbum de recortes que você está fazendo).
- Se necessário, visite o site da empresa que fabricou seus divisores de índice para obter ajuda na criação de um índice impresso.
- Use o índice em branco que pode ter sido incluído com os divisores de índice que você comprou para o seu fichário.
Etapa 5. Mantenha seu fichário / caderno seguro
Depois de ter todas as cópias impressas de seus registros médicos organizadas em uma pasta de três argolas resistente ou caderno com capa de arame, armazene-as em uma estante estável ou em um arquivo com chave em casa, longe do alcance de crianças e animais de estimação. Ter seu prontuário em casa permite lê-lo e entendê-lo no seu lazer, o que pode ajudá-lo a ter mais controle sobre sua saúde e a escolher melhor suas terapias.
- Para maior segurança e proteção, considere manter sua pasta de cópias impressas em um cofre ou caixa à prova de fogo.
- Pode ser mais conveniente ter suas cópias impressas à mão e perto de onde sua mesa e o computador estão e, em vez disso, se concentrar em proteger as cópias digitais (veja abaixo).
Parte 2 de 2: Fazendo uma cópia eletrônica
Etapa 1. Digitalize seus registros médicos em seu computador
Depois de obter todas as cópias impressas de seu registro de saúde, você também deve digitalizá-las para cópias digitais / eletrônicas. Ter uma cópia digital de seus registros médicos irá protegê-lo caso suas cópias impressas sejam danificadas ou perdidas - isso é uma preocupação especial para pessoas que vivem em áreas com alto risco de inundações, tornados, terremotos e outros desastres naturais.
- A maioria das impressoras tem a capacidade de digitalizar documentos, portanto, nenhum outro equipamento é normalmente necessário.
- Depois de digitalizar as cópias impressas em seu computador, crie uma pasta "Registros médicos" e, em seguida, algumas subpastas para cada provedor médico. Solte os arquivos digitalizados nas pastas aplicáveis.
- Como alternativa, você pode inserir os dados de suas cópias impressas em seu computador manualmente (digitando), mas isso consumirá muito mais tempo do que digitalizá-los.
Etapa 2. Compre software especificamente para registros médicos pessoais
Se você tem um software de processamento de texto com o qual está familiarizado, isso é ótimo, mas saiba que também há um software projetado especificamente para organizar seus registros médicos pessoais. Você ainda terá que digitalizar os documentos físicos, mas o software especial fará praticamente toda a organização para você.
- O custo de um novo software normalmente varia de US $ 25 a US $ 75 e pode incluir algum tipo de suporte técnico online.
- Pesquise online o software que melhor se adapta ao seu orçamento e nível de especialização em informática. Algumas empresas podem oferecer testes gratuitos por períodos limitados de tempo.
- Independentemente de como seus arquivos são organizados em seu computador, eles devem ser copiados em um CD físico, disco rígido externo ou unidade flash portátil.
Etapa 3. Verifique os registros de saúde online
Alguns provedores de saúde, hospitais e planos de seguro oferecem registros online que você pode acessar remotamente. Em outras palavras, eles colocam seus registros médicos online (com sua permissão e em um banco de dados seguro), para que você possa acessá-los convenientemente de seu computador em casa ou até mesmo de seu telefone. Se for esse o caso com seus cuidadores, isso pode economizar o tempo e o trabalho de digitalizar suas cópias impressas.
- Você pode precisar de aplicativos e / ou programas especiais para acessar e navegar em seus registros de saúde online. Peça recomendações ao seu cuidador principal (ou à equipe dele).
- Se você está preocupado com a segurança de suas informações pessoais online, pode solicitar que seu cuidador / centro médico não armazene nenhum de seus arquivos online.
Etapa 4. Armazene seus registros de saúde online
Outra opção eletrônica é armazenar seus registros pessoais de saúde em um site de terceiros seguro (ou na "nuvem") depois de digitalizar os documentos em seu computador. Na verdade, seu plano de saúde, cuidador principal ou hospital pode ter um que você possa usar gratuitamente. Como alternativa, várias empresas baseadas na Internet oferecem espaço de armazenamento digital para seus registros médicos pessoais online, bem como o uso de suas ferramentas de eHealth - gratuitamente ou mediante taxa.
- Com sua permissão, os registros pessoais de saúde armazenados online podem ser acessados por seus familiares e cuidadores, o que elimina a necessidade de carregar suas cópias impressas em uma pasta.
- Se você usar qualquer ferramenta online, certifique-se de que esteja protegida por senha.
- Certifique-se de registrar as informações de login e as senhas de todos os sites da Internet que armazenam seus registros de saúde.
Pontas
- Um registro médico pessoal completo e preciso fornece aos novos médicos as informações de que precisam para prestar-lhe o melhor atendimento possível.
- Comece a manter um registro o mais cedo possível. Sempre que você consultar seu médico ou visitar um hospital, clínica ou laboratório, mantenha um registro disso. Isso economizará o tempo e o esforço de ter que reunir todas as suas informações médicas em uma data posterior.
- Lembre-se de que as leis de registros médicos variam de acordo com sua localização. Verifique as leis e regulamentos de seu país, estado ou município.
- Um registro médico pessoal pode ajudar a gerenciar melhor os sinistros de seguro saúde, invalidez e seguro de vida, bem como os impostos.
- Seja específico sobre os registros médicos que deseja para seu arquivo pessoal, caso contrário, o consultório do seu médico pode copiar todos os itens em seu arquivo e cobrar por tudo isso.
- Considere salvar cópias de seus registros médicos digitalizados em uma unidade flash USB portátil ou disco rígido externo e armazenar esse dispositivo em um cofre à prova de fogo.
