Ter seus registros médicos liberados parece confuso, mas o processo é bastante simples. Pode ser um pouco demorado, pois a coleta dos formulários e informações necessários leva tempo, mas se você for paciente e seguir o protocolo, poderá receber sem problemas os registros de que precisa se morar nos EUA. Alguns deles podem ser aplicáveis em outras partes do mundo.
Passos
Parte 1 de 3: Aprendendo sobre registros médicos
Etapa 1. Saiba quem pode solicitar registros médicos
Os registros médicos geralmente contêm informações altamente confidenciais e privadas. Apenas indivíduos específicos têm acesso aos seus registros médicos.
- Os estados variam em procedimentos e políticas em relação à distribuição de registros médicos, assim como hospitais individuais. No entanto, a lei federal determina que um indivíduo tem o direito de acessar seus registros médicos, fazer cópias e solicitar emendas. Na maioria das vezes, apenas você e seu médico têm o direito de acessar seus registros médicos.
- Em casos raros, pode ser necessário obter os registros de outra pessoa. Você precisará de uma autorização direta assinada pelo paciente. Se o paciente estiver incapacitado, serão necessários documentos legais para dispensar a assinatura. No entanto, o protocolo para solicitar os registros de outra pessoa é um assunto de debate e confusão na comunidade médica. Se você precisar dos registros médicos de outra pessoa por qualquer motivo, discuta o problema com um advogado para definir os procedimentos necessários para obter essas informações.
- Os casais não têm direito aos registros médicos um do outro e é necessária uma autorização assinada para obter os registros do cônjuge. Os pais geralmente têm acesso aos registros médicos de crianças menores de 18 anos, mas há algumas exceções. Se, por exemplo, uma criança tem mais de 12 anos, alguns estados permitem que os registros relativos à saúde reprodutiva e histórico sexual permaneçam confidenciais.
Etapa 2. Reúna o material necessário
Para obter seus registros, você precisa de certos materiais. Certifique-se de que tem toda a papelada necessária preenchida antes de iniciar o processo de solicitação de registros.
- O Departamento de Gerenciamento de Informações de Saúde (HIM) do seu provedor de serviços de saúde pode fornecer o formulário de autorização específico para o seu hospital. Isso precisará ser preenchido por completo.
- As informações incluídas no formulário de autorização variam de estado para estado e de hospital para hospital. No entanto, a maioria dos formulários pede seu endereço, data de nascimento, número do seguro social e número de telefone. Provavelmente, você também terá que fornecer as datas em que recebeu o tratamento, os documentos que deseja liberar e os motivos para solicitar os registros.
- Muitos hospitais, para agilizar o processo, permitem que o formulário de autorização seja preenchido online. Verifique se esta é uma opção em seu hospital se preencher os formulários online for mais conveniente para você.
- Quando você entrar para solicitar seus registros, precisará de um documento de identidade com foto.
Etapa 3. Descubra quais taxas, se houver, você precisa pagar
As taxas variam de hospital para hospital, mas existe um protocolo específico quando se trata de cobrança de registros. Esteja ciente disso para evitar o pagamento de taxas ilegais.
- Os hospitais têm o direito de cobrar taxas por registros médicos. No entanto, essas taxas são limitadas aos custos da mão de obra necessária para obter os registros. Em outras palavras, seu hospital não pode usar seus registros para obter lucro.
- Normalmente, um hospital cobra uma taxa com base no número de páginas de seus registros. Há um limite máximo para essa taxa, que varia de estado para estado. Em Nova York, custa 75 centavos por página e na Califórnia 25. Saiba qual é o preço máximo por página em seu estado e certifique-se de não estar sendo cobrado a mais. Normalmente, você pode encontrar essas informações no site do Departamento de Saúde. Para evitar essas taxas, peça ao seu médico para enviar a última nota SOAP de sua consulta final ou, se você estiver no hospital, solicite os resumos de alta que foram ditados por seu médico.
Parte 2 de 3: Obtenção de seus registros
Etapa 1. Saiba quais documentos solicitar
No formulário de autorização, você deverá selecionar o tipo de registro que deseja. Se você não está familiarizado com a terminologia médica, isso pode ser confuso. No entanto, para os pacientes, os formulários a seguir são mais úteis para rastrear o histórico médico e transferir médicos.
- História inicial e exame físico
- Quaisquer relatórios de consulta realizados por especialistas. Os relatórios de consulta analisam o histórico do paciente, explicam suas necessidades médicas e expõem o motivo pelo qual o conselho de outro médico está sendo solicitado.
- Relatórios cirúrgicos, que documentam os detalhes de uma cirurgia
- Resultado dos testes
- Listas de medicação
- Relatórios de alta, que incluem as datas em que você foi dispensado de um hospital e qualquer atendimento domiciliar recomendado por seu provedor
Etapa 2. Decida como deseja receber seus registros
Você tem uma variedade de opções quando se trata de receber seus registros médicos. Cópias em papel são o que geralmente é solicitado, mas você também pode solicitar cópias digitais. Se o seu hospital usa sistema de registros eletrônicos, você pode obter seus registros na forma de um CD ou unidade USB. Você também pode ter suas informações enviadas por e-mail. Descubra o que é mais conveniente para você e faça a solicitação.
Etapa 3. Esteja preparado para esperar
Receber seus registros médicos leva tempo. Não é um processo no mesmo dia e você deve estar ciente dos períodos de espera.
- Legalmente, seu provedor deve enviar seus registros dentro de 30 dias de sua solicitação inicial. Eles podem solicitar uma extensão única de 30 dias, mas devem explicar a causa desse atraso
- A maioria das instalações não leva 30 dias e, em média, o tempo de espera é de 5 a 10 dias.
- Se você precisar de seus registros porque está mudando de médico ou para fins de seguro, lembre-se do período de espera. Planeje com antecedência e solicite seus registros com bastante antecedência.
Parte 3 de 3: conhecendo seus direitos
Etapa 1. Conheça seus direitos HIPAA
HIPAA é a Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Informações de Saúde. Você deve ser informado sobre seus direitos HIPAA quando iniciar o tratamento com um novo médico, como quando for admitido em um hospital ou quando for consultar um médico pela primeira vez. Em geral, a HIPAA dá a você o direito de acessar suas informações médicas e mantê-las privadas. Isso significa que você tem o direito de:
- peça uma cópia de seus registros médicos.
- solicitar correções em seus registros médicos.
- ser notificado sobre como suas informações podem ser usadas ou compartilhadas.
- decidir como suas informações podem ser usadas.
- obtenha um relatório sobre como suas informações foram usadas.
- registre uma reclamação se achar que suas informações não estão sendo tratadas de maneira adequada.
Etapa 2. Saiba que você tem direito aos seus registros médicos
Você tem direito aos seus registros médicos. Esta é uma lei federal e um hospital não pode reter registros por qualquer motivo, incluindo pagamentos em atraso. Conforme declarado, os hospitais podem cobrar pelo papel, mas não podem cobrar uma taxa de pesquisa. Se uma instalação tentar se recusar a liberar seus registros ou exigir uma grande quantia em dinheiro para sua liberação, converse com um advogado. A recusa em liberar registros médicos é rara, mas às vezes ocorre. Entenda que isso é ilegal.
Etapa 3. Entenda quais informações os médicos podem reter
Embora você tenha direito legal à maioria dos registros médicos, o médico tem o direito legal de se recusar a liberar certos documentos relacionados ao seu histórico médico. Esses documentos incluem:
- Notas pessoais
- Informações sobre um menor com mais de 12 anos, se o menor objetar
- Qualquer informação que o médico acredite que possa causar danos substanciais a você ou a outras pessoas
- Informações obtidas de outros médicos
- Registros de abuso de substâncias ou registros de saúde mental
Etapa 4. Recorrer da recusa, se necessário
Em alguns casos, você pode querer ou precisar de certas informações que um médico pode legalmente se recusar a divulgar. Se, por exemplo, você estiver transferindo para um especialista as anotações e observações pessoais de um médico podem fornecer ao seu novo médico informações importantes sobre sua condição. Haverá um processo de apelação se o seu provedor se recusar a liberar certos registros.
- Os regulamentos variam de estado para estado. A maioria dos estados exige que você entre com um recurso por escrito, citando seus motivos para precisar das informações, ao Departamento de Saúde. Seu provedor deve então apresentar uma explicação para sua recusa.
- Um juiz ou comissão decide se a informação deve ou não ser divulgada. Se você vencer a apelação, seu provedor deve liberar legalmente os documentos. Se você perder o recurso, a decisão é final.
Pontas
- Uma vez em mãos, certifique-se de organizar seus registros médicos por data ou tipo de registro em uma pasta ou ferramenta digital. A maioria dos pacientes prefere mantê-los organizados por data. Use notas adesivas para definir claramente a data e o tipo de registro em cada registro, para que você não tenha que procurá-los no registro todas as vezes. Muitas ferramentas online e móveis podem ajudá-lo a fazer isso facilmente, incluindo backup, gratuitamente ou a baixo custo.
- Se você teve o provedor por um longo período de tempo, pode ser econômico fornecer a ele parâmetros de data, pois os registros médicos podem ter milhares de páginas se você teve internações prolongadas ou doenças prolongadas. Solicite informações de alguns meses, em vez de alguns anos.
