De acordo com a Lei de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA), seus funcionários têm o direito de denunciá-lo por qualquer número de violações de segurança relacionadas ao trabalho, incluindo o uso de materiais perigosos, proteção contra incêndio ou exposição a ruído. Saber como responder a uma reclamação da OSHA e ter um conjunto existente de procedimentos em vigor ajudará sua empresa a se manter no mercado e atender a todas as necessidades regulamentares abordadas pela reclamação.
Passos
Parte 1 de 4: Reagindo ao telefonema inicial
Etapa 1. Não entre em pânico
Receber uma reclamação de OSHA provavelmente será um choque para você, mas não entre em pânico! Basta manter a calma e o respeito, ouvir atentamente e seguir as instruções, fazer as alterações necessárias e enviar uma carta-resposta que indique isso. Na verdade, sua reclamação de OSHA deve ser resolvida em questão de dias.
Etapa 2. Ouça com atenção
Ao receber a ligação inicial notificando sobre a reclamação da OSHA, ouça com atenção o representante ao telefone. Evite fazer perguntas! Simplesmente seja o mais profissional possível e anote todas as informações.
Etapa 3. Evite admitir ou explicar qualquer coisa
Enquanto você estiver ao telefone com o representante, evite admitir, negar ou explicar qualquer coisa. Agora não é hora para isso. Simplesmente ouça e receba o máximo de informações que puder. Durante esta ligação, segure sua língua.
Você pode dizer algo como: “Não posso confirmar nem negar essas alegações” ou simplesmente: “Não é política da nossa empresa responder imediatamente”
Etapa 4. Expresse preocupação genuína
Depois de ouvir o que o representante tem a dizer, reserve um momento para expressar alguma preocupação profissional genuína. Ilustre que você leva esta reclamação muito a sério.
Você pode expressar sua preocupação diretamente, dizendo: "Levo essa reclamação muito a sério. A segurança de meus funcionários e do local de trabalho é muito importante para mim"
Etapa 5. Anuncie sua intenção de obedecer
Explique que pretende analisar as alegações cuidadosamente quando receber a carta oficial de reclamação e cumprir as instruções aqui indicadas. Deixe claro que você fará o que for necessário para resolver esta reclamação e retificar a situação.
Você pode dizer: "Tenho toda a intenção de examinar este assunto e corrigir quaisquer problemas o mais rápido possível."
Etapa 6. Agradeça ao representante da OSHA
Ao final da ligação, não deixe de agradecer ao representante pelo tempo dispensado. Isso ajuda a fechar a comunicação de forma positiva e profissional.
Parte 2 de 4: Respondendo à Carta de Reclamação
Etapa 1. Revise os padrões OSHA citados na carta
Logo após sua ligação, você deve receber uma correspondência por fax da OSHA. Esta é a sua carta oficial de reclamação. Leia esta carta com muito cuidado e determine a natureza da reclamação.
Etapa 2. Publique uma cópia de sua carta de reclamação
De acordo com as instruções da OSHA, você deve postar uma cópia de sua carta de reclamação em um quadro de avisos da empresa, onde todos os funcionários possam vê-la.
- A citação deve permanecer postada por três dias úteis (não incluindo finais de semana ou feriados) ou até que o problema seja corrigido.
- Isso deve ser feito mesmo se você contestar a citação.
Etapa 3. Assine e envie por fax seu "Certificado de postagem
Depois de postar uma cópia desta carta onde seus funcionários possam ver, assine o“Certificado de postagem”incluso e envie-o por fax para o número fornecido. Guarde o recibo de fax como prova.
Etapa 4. Investigue as alegações
Analise cada elemento da reclamação da OSHA o mais detalhadamente possível. Mesmo que você esteja chateado com a reclamação, ou não dê muita importância à sua legitimidade, procure as áreas que precisam ser tratadas ou melhoradas.
Etapa 5. Coloque seu plano de correção em ação
Depois de investigar todos os problemas potenciais, elabore um plano para corrigi-los e coloque-o imediatamente em ação. Registre quaisquer alterações importantes por meio de fotos, recibos ou outra documentação.
Parte 3 de 4: redigindo sua carta de resposta
Etapa 1. Aja rapidamente
Você deve redigir sua carta-resposta no máximo três dias após o recebimento da carta de reclamação. Assim que a reclamação for recebida, você terá apenas cinco dias para resolver totalmente a situação e enviar uma resposta, portanto, não perca tempo.
Etapa 2. Use um formato claro
Observe cuidadosamente a forma como sua carta de reclamação está formatada, observe o texto usado e preste atenção ao tom. Você vai querer combinar o formato e o tom da carta que você recebeu.
- Endereçar sua carta espelhando as informações na carta de reclamação que você recebeu (incluindo o nome do representante que assinou sua carta de reclamação).
- Inclua seu número de reclamação oficial na linha de assunto.
- Combine a saudação de sua carta com a usada na carta de reclamação.
- Declare suas intenções com a carta (por exemplo, para abordar as alegações e apresentar suas conclusões) em sua introdução.
Etapa 3. Limite-se aos fatos
No restante de sua carta, declare os fatos da maneira mais simples e clara possível. Este não é o lugar para falar mal de um funcionário, tentar negar as acusações ou tentar colocar a culpa em outras pessoas. A sua reclamação será resolvida mais rapidamente se simplesmente abordar as acusações e explicar o que fez para corrigir a situação.
Por exemplo, você pode dizer: "Em 5 de novembro, recebi a reclamação OSHA número 2845. Nos dois dias seguintes, investigamos as citações 1-3 e estabelecemos ações corretivas. Em 7 de novembro, retificamos a citação 1 (uso impróprio da coifa) substituindo o equipamento (ver recibo e foto em anexo)."
Etapa 4. Forneça a documentação
Envie sua carta junto com qualquer papelada suplementar que o ajudará a encerrar seu caso. Isso pode incluir pedidos de compra, recibos, resultados de monitoramento, informações de contato do fornecedor / contratado, fotografias ou qualquer outro documento que verifique as mudanças que você fez.
Etapa 5. Envie a carta
Providencie para que a carta seja enviada por carta registrada (com um pedido de assinatura de recibo) ou por correio privado. Não se esqueça do seu prazo de cinco dias!
Etapa 6. Ligue e faça o acompanhamento
Se você não tiver ouvido nada sobre sua reclamação até o final de três dias úteis após a data prevista de recebimento, ligue e faça o acompanhamento. Tenha o número do seu caso em mãos e peça um relatório de status.
Etapa 7. Prepare-se para uma inspeção
É possível que um inspetor OSHA apareça sem avisar suas instalações. Seja gentil, profissional e cortês, respondendo apenas a perguntas específicas feitas pelo inspetor.
Etapa 8. Pague quaisquer penalidades
Dependendo da natureza e gravidade da reclamação, você também pode ser solicitado a pagar uma multa. Essa multa deve ser paga no prazo de 15 dias úteis a partir do recebimento da citação, enviando um cheque diretamente para a OSHA. Até que seu pagamento seja recebido, seu caso não será resolvido.
Parte 4 de 4: Contestando uma Reclamação OSHA
Etapa 1. Solicite uma conferência informal
Se você está pensando em contestar sua reclamação, é altamente recomendável que você ligue e solicite uma conferência informal com um representante local da OSHA. Durante esta conferência, você poderá ter uma noção melhor da natureza de sua violação, discutir métodos de correção, discutir opções de acordo e, possivelmente, até mesmo resolver citações e penalidades em disputa.
Isso também pode ser feito se sua intenção for cumprir integralmente ou se você não tiver certeza de qual curso seguir
Etapa 2. Elabore e envie um “Aviso de Intenção de Concurso
”Se você concluiu que qualquer elemento da reclamação é infundado, ou se você discorda da taxa atribuída ou da data de redução, você deve enviar um Aviso oficial de Intenção de Concurso no prazo de 15 dias úteis após o recebimento de sua citação. Sua carta deve declarar exatamente o que está sendo contestado - a citação, parte da citação, o valor da taxa ou a data de redução - tão claramente quanto possível. Em seguida, envie este aviso por meio de carta registrada.
Por exemplo, você pode dizer: “Desejo contestar a citação e a penalidade propostas para os itens 2 e 3 da citação emitida em 5 de novembro de 2015.”
Etapa 3. Aguarde o OSHRC para agendar uma audiência
Assim que seu aviso de intenção de contestar for recebido, seu caso estará oficialmente em litígio. Suas datas de abatimento e taxas serão suspensas até que uma decisão seja tomada e seu caso seja encaminhado ao OSHRC. OSHRC é uma agência independente separada do Departamento de Trabalho. O OSHRC irá agendar uma audiência para o seu caso.
Etapa 4. Comparecer à audiência
Assim que a data da sua audiência for definida, você vai querer começar a se preparar para a sua audiência e certifique-se de que pode comparecer. Você pode desejar obter conselho jurídico, que o ajudará a apresentar seu caso. Empregadores e funcionários são elegíveis para participar desta audiência.
Etapa 5. Escolha aceitar ou apelar da decisão
Nessa audiência, uma decisão será tomada, seja mantendo a citação inicial e as taxas, modificando-as para justificar sua contestação específica, ou rejeitando-as. Cada uma das partes tem a oportunidade de aceitar a decisão ou de apresentar um recurso para uma investigação mais aprofundada pelo OSHRC. Se o caso ainda não for resolvido, ele então passará para o Tribunal Federal de Circuito.
Pontas
- Respeite os direitos dos seus funcionários de registrar uma reclamação da OSHA. A Seção 11 (c) da Lei de Segurança e Saúde Ocupacional proíbe qualquer empresa de dispensar um funcionário ou retaliar contra ele por causa de uma denúncia ou apresentação de uma reclamação OSHA.
- Não faça perguntas ou dê desculpas ao lidar com a OSHA. Em vez disso, seja direto e conciso ao se comunicar com eles e lide apenas com a reclamação em questão.
- Se um investigador da OSHA aparecer em sua empresa, você não é obrigado a deixá-lo entrar até que todo o pessoal de gerenciamento esteja no local. Informe todos os recepcionistas e seguranças deste fato.
- Se esse problema não for resolvido rapidamente, você pode solicitar aconselhamento jurídico.
