Um trabalho em tempo integral, família, amigos, atividades de lazer e muito mais podem criar uma vida exigente e desordenada. Adicione desorganização à mistura e pode parecer impossível realizar tudo em sua vida. Habilidades organizacionais são essenciais para ajudar a gerenciar suas muitas responsabilidades, mas muitas vezes pode ser difícil de dominar. Depois de fazer isso, no entanto, você se tornará mais eficiente e terá uma vantagem competitiva maior, levando a uma vida feliz e sustentável.
Passos
Método 1 de 4: Organizando Seu Pensamento
Etapa 1. Crie uma lista de tarefas pendentes
Anote tudo o que você precisa fazer hoje e risque cada coisa ao concluí-las. Ao anotar as tarefas diárias, você não precisa se preocupar em se lembrar de fazê-las. Riscar itens de sua lista provavelmente o fará se sentir produtivo. Coloque em sua lista coisas que você já fez apenas para riscá-las.
- Ordene sua lista de tarefas de alta prioridade para baixa prioridade. Avalie a urgência e a importância de cada um para ajudá-lo a priorizar. Pense consigo mesmo: “se eu pudesse fazer apenas uma coisa hoje, o que seria?”. Essa é a sua coisa número um na lista de tarefas.
- Se possível, faça uma lista de tarefas para o dia seguinte e consulte-a antes de dormir. Ao fazer isso, você acordará com um plano de ação em mente.
Etapa 2. Crie uma lista de execução que você adiciona constantemente
Se houver um livro que você deseja ler ou um restaurante que deseja experimentar, faça uma lista contínua que você tenha sempre com você. Se você quiser ver um filme, não precisa necessariamente vê-lo hoje e, portanto, não o quer em sua lista de tarefas diárias. Ter uma lista contínua ajudará a lembrá-lo de suas tarefas “extras”.
Você pode fazer uma lista de corrida em um notebook que você sempre carrega ou online usando programas como o Dropbox para que esteja sempre acessível
Etapa 3. Faça anotações quando estiver falando com as pessoas
Faça anotações sobre as conversas que você tem com as pessoas. Isso é especialmente importante em conversas de negócios, mas também importante durante interações com amigos e familiares. Fazer anotações irá lembrá-lo de algo importante que alguém disse, uma tarefa a ser concluída que você não havia previsto, ou apenas servirá como um lembrete amigável de momentos divertidos com seus entes queridos.
Você não precisa manter um caderno o tempo todo e escrever meticulosamente cada palavra que alguém disser. Tente reservar um tempo para anotar uma ou duas coisas importantes de cada conversa que você tiver
Etapa 4. Use um planejador
Um planejador anual pode ser extremamente útil para organizar seus pensamentos. Use-o para anotar compromissos, viagens e outras coisas importantes. Consulte-o diariamente e anote coisas que acontecerão a longo prazo. Por exemplo, se você agendar uma teleconferência para 6 meses a partir de agora, escreva em seu planejador agora para não esquecer.
Etapa 5. Desorganize seu cérebro
Assim como você se livra de coisas não utilizadas ou sem importância em seu escritório e em casa, você também deve remover pensamentos desnecessários de seu cérebro. Tente meditar para remover pensamentos negativos como preocupação e estresse de sua mente.
Método 2 de 4: organização em casa
Etapa 1. Jogue fora os itens desnecessários
A eliminação da desordem é o primeiro passo essencial para organizar a sua casa. Jogue fora gavetas e remova itens desnecessários, jogue fora alimentos vencidos, jogue fora ou doe roupas e sapatos que você não usa há mais de um ano, descarte adequadamente medicamentos vencidos, jogue fora ou consolide produtos de higiene pessoal vazios ou meio vazios e qualquer outro itens que você absolutamente não precisa. DICA DE ESPECIALISTA
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns is a board certified Professional Organizer (CPO) and Founder of Organized and Energized!, her consulting business with a mission to empower people to master their environment and personal image by assisting them in taking control, making change and organizing their lives. Kathi has over 17 years of organizing experience and her work has been featured on Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America, and Entrepreneur. She has a BS in Communication from Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Put a donation bin in a hallway closet and another one in your clothes closet
Every time you find an item you don't want anymore, put it in the donation bin. If you put on an article of clothing that no longer fits correctly, put it in your donation bin. Donation bins give you an exit strategy for all your excess.
Etapa 2. Crie pastas para itens importantes em sua vida
Crie fichários etiquetados para “Seguro de Automóvel”, “Férias”, “Recibos”, “Orçamento” e qualquer outro item importante ou mesmo em sua vida.
- Tente codificar por cores seus fichários. Azul para recibos (gás, mercearia, roupas), Vermelho para seguros (automóvel, casa, vida), etc.
- Mantenha as pastas em uma prateleira organizada.
Etapa 3. Coloque ganchos e prateleiras nas paredes
Use o espaço vertical frequentemente subutilizado em sua casa. Compre ganchos para pendurar bicicletas em sua garagem e prateleiras autônomas (flutuantes) para criar espaços de organização eficientes e decorativos.
Etapa 4. Invista em caixas de armazenamento
Assim como organizar seu escritório, compre lixeiras e cestos para colocar todas as suas coisas. Coloque objetos semelhantes na mesma caixa e tenha um sistema para armazenar suas caixas. Compre lixeiras e cestos de todos os tamanhos para organizar tudo em sua casa, incluindo utensílios, maquiagem, bichos de pelúcia, comida, sapatos e bugigangas.
Método 3 de 4: Melhorando sua organização no local de trabalho
Etapa 1. Comprar escaninhos da organização
Visite uma loja que vende caixas organizadoras (The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, lojas de dólar, Bed Bath & Beyond, etc.) e compre pelo menos dez. Compre lixeiras de todos os tamanhos diferentes para canetas, papéis e itens maiores.
Compre lixeiras, cestas, gavetas de arquivos e qualquer outro objeto que possa conter suas coisas
Etapa 2. Compre uma máquina de etiquetar
Qual é o sentido de ter todas as suas coisas em boas caixas de armazenamento se você não sabe o que está em cada caixa? Use uma máquina de etiquetar para etiquetar cada compartimento apropriadamente. Por exemplo, tenha um compartimento denominado “Suprimentos de escrita”, onde você guarda canetas, lápis e marcadores, e outro compartimento denominado “Ferramentas” que contém tesouras, grampeadores, removedores de grampos e furadores.
Etiquete absolutamente tudo, incluindo seus arquivos, gavetas e armários
Etapa 3. Arquive suas informações de “como você as usará”
Em vez de colocar um item em um arquivo com base em onde você o obteve, arquive-o com base em como você o usará no futuro. Por exemplo, se você tem a documentação do hotel em que vai se hospedar em Nova York em sua viagem de negócios, registre-a no arquivo “Nova York”, ao invés do arquivo “Hotel”.
Crie subarquivos. Tenha um arquivo de “Hotel”, mas depois tenha vários arquivos de “cidade” para os lugares para os quais você viaja com frequência
Etapa 4. Crie um esboço ou “Índice” de seu escritório organizado
Você pode ter tudo organizado, mas pode não se lembrar onde cada item foi colocado. Digite uma lista de cada caixa ou compartimento que você criou e o que está dentro dela para referência rápida e futura.
Essa lista também o ajudará a colocar as coisas de volta em seu devido lugar depois de removê-las
Etapa 5. Crie espaços “a fazer” e “pronto” em sua mesa
Tenha duas áreas específicas em sua mesa para coisas que precisam ser feitas (papéis para assinar, relatórios para ler, etc …) e uma pilha para coisas que você concluiu. Ao criar áreas separadas, você não se confundirá com o que fez ou não fez.
Passo 6. Jogue fora coisas de que você não precisa
Ao colocar suas coisas nas caixas e lixeiras que adquiriu, jogue fora os itens desnecessários. Jogue fora tudo que você não tocou ou abriu em um ano, todos os itens quebrados, e devolva os suprimentos extras.
- Você pode rasgar papéis velhos e perguntar a seus colegas de trabalho se eles estão interessados em alguma das coisas que você está descartando.
- Se você está lutando para jogar algo fora, tente doá-lo.
Etapa 7. Organize seu computador
Você pode organizar objetos tangíveis ao seu redor, mas ter um computador desorganizado limitará a produtividade e fará com que você ainda se sinta desorganizado. Crie novas pastas e subpastas para colocar arquivos, organize sua área de trabalho para que você possa facilmente encontrar itens específicos, remover arquivos duplicados, nomear documentos com títulos detalhados e excluir aplicativos e documentos desnecessários.
Método 4 de 4: Permanecendo Organizado
Etapa 1. Gaste dez minutos por dia fazendo uma coleta rápida
Você gastou seu tempo organizando e colocando tudo em seu devido lugar, portanto, mantenha-o assim. Cada noite, defina um alarme que sinaliza um período de dez minutos em que você guarda objetos fora do lugar e certifique-se de que suas lixeiras e cestos ainda estejam organizados.
Passo 2. Se você estiver adicionando um novo item à sua vida, descarte um item antigo
Antes de comprar um novo livro, vá até a estante de livros e remova aquele que você não leu ou não vai ler. Doe ou jogue fora para que seu novo item possa tomar o seu lugar.
Dê um passo adiante e livre-se de dois ou três itens para cada novo item
Etapa 3. Mantenha uma caixa de “Doação” o tempo todo
Tenha uma caixa onde você pode jogar itens para doar em mãos o tempo todo. Ao notar um item que não deseja mais, leve-o imediatamente para a caixa de doações.
Quando você tem um item indesejado que não pode ser doado, leve-o para o lixo imediatamente
Etapa 4. Ao ver uma gaveta aberta, feche-a
Não espere seus dez minutos de arrumação para se manter organizado. Se você vir algo fora do lugar, coloque-o de volta imediatamente. Se você passar por uma lata de lixo cheia, esvazie-a. Quando você vir papéis fora do lugar, guarde-os. Faça da organização um hábito para torná-la mais eficaz.
Não gaste muitos minutos preciosos do seu dia fazendo pequenos trabalhos arrumados. Não saia do seu caminho para fechar uma gaveta aberta. Se você estiver se levantando para ir a uma reunião e a gaveta aberta estiver no seu caminho, feche-a. Se você interromper seu fluxo de trabalho para fechar uma gaveta, reduzirá sua produtividade geral em 25%
Etapa 5. Aproveite a tecnologia para ajudá-lo a se manter organizado
Existem literalmente milhares de aplicativos que você pode usar para se manter organizado. Existem muitos aplicativos de lista de tarefas, como Evernote, aplicativos de lembrete como Beep Me, organizadores de viagens como TripIT e aplicativos para ajudar a organizar a importância de suas tarefas, como Last Time.
