Existem algumas habilidades mais importantes do que ser organizado. Depois de aprender a se organizar, você pode levar essas habilidades com você em sua escola, casa ou vida profissional. Mantenha-se produtivo e evite o estresse, desenvolvendo boas habilidades organizacionais.
Passos
Método 1 de 4: Adquirindo habilidades organizacionais na escola
Etapa 1. Pegue uma mochila espaçosa
Uma boa mochila com múltiplos compartimentos pode auxiliar no seu desenvolvimento organizacional. Mantenha os livros em um bolso, as tarefas e as pastas da classe em outro e os materiais escolares, como lápis e calculadoras, em outro.
Etapa 2. Faça anotações em aula
Você pode usar vários blocos de notas (um para cada aula) ou apenas um bloco grande separado em seções com divisórias para cada aula. Ouça atentamente seus professores ou professores e escreva o material relevante nos cadernos correspondentes.
Etapa 3. Organizar eventos e atribuições de trabalhos escolares
Coloque todos os seus deveres de casa, testes e projetos atribuídos em uma lista. Solicite-os na data de vencimento. Por exemplo, se seu dever de matemática é amanhã, seu teste de história é em quatro dias e seu de física é em dois dias, conclua seu dever de matemática, depois seu de física e, em seguida, estude para o teste de história.
- Se você tem duas tarefas para entregar no mesmo dia, faça a mais fácil primeiro. Desta forma, você será capaz de tirá-lo do caminho e ter uma conquista em seu currículo para manter seu ímpeto e motivação elevados.
- Quando você receber novas atribuições, projetos e testes, anote-os em um caderno diário. No final do dia, consulte o caderno e revise sua lista maior de tarefas e testes existentes incorporando as novas tarefas.
- Obtenha um planejador. Um planejador é um caderno especial projetado especificamente para ajudá-lo a programar seu tempo e manter as datas de vencimento para testes, trabalhos de casa e projetos organizados.
Etapa 4. Use pastas para gerenciar suas atribuições
Você pode ter uma pasta para cada classe. Use pastas de cores diferentes e tente combiná-las com as capas do livro correspondente para aquela classe.
Dentro de cada pasta, é útil ter (pelo menos) dois bolsos. Você pode usar um bolso para tarefas concluídas que deseja entregar e um bolso para tarefas que você não concluiu e precisa terminar. Se você tiver um terceiro bolso em sua pasta, coloque as tarefas devolvidas e avaliadas lá
Etapa 5. Coloque notas adesivas em documentos importantes
Se você tiver notas adesivas coloridas, não precisa nem mesmo escrever nelas. Por exemplo, você pode colocar uma nota adesiva rosa em um livro de texto com metade dela saindo da borda superior de uma página que deseja estudar mais tarde. Você pode aplicar uma nota adesiva verde às tarefas que vencem na próxima semana. Use um sistema que faça sentido para você, a fim de indicar datas de vencimento ou níveis de importância.
Se você estiver usando notas adesivas sem cores, escreva as informações relevantes na nota adesiva. Por exemplo, você pode escrever “Vencimento na terça-feira, 2 de novembro” para ajudá-lo a lembrar quando algo é devido
Etapa 6. Use lápis de cor ou marcadores em passagens importantes
Ao tentar identificar a ideia principal de um texto, ou informações importantes dentro de um determinado parágrafo, trace abaixo dele com um lápis de cor, ou percorra com um marcador de texto. Dessa forma, seus olhos serão automaticamente atraídos para ele quando você folhear o texto mais tarde.
Não escreva em livros que não sejam de sua propriedade
Método 2 de 4: Promoção de habilidades organizacionais no trabalho
Etapa 1. Identifique o que você deseja alcançar por meio da organização
Você quer trabalhar mais rápido? Você quer gastar menos tempo procurando por documentos ou arquivos? As habilidades organizacionais podem aprimorar muitos aspectos do seu fluxo de trabalho. Para ajudá-lo a manter o foco nas melhores etapas para remediar seus hábitos de trabalho desorganizados, pense em como pode ser o resultado final de um escritório ou espaço de trabalho mais organizado.
Etapa 2. Comece a desenvolver habilidades organizacionais com pequenos passos práticos
A tarefa de desenvolver habilidades organizacionais pode levar tempo. Divida-o em pedaços menores e mais gerenciáveis para aliviar o fardo. Tente integrar pelo menos uma nova técnica organizacional em seu fluxo de trabalho a cada dia.
- Por exemplo, você pode começar organizando a gaveta de sua mesa. No dia seguinte, talvez você comece organizando suas pastas e arquivos de armazenamento. No terceiro dia, você pode tentar reordenar sua fila de projetos para que os projetos de trabalho com vencimento mais breve estejam no topo.
- Pense no seu espaço de trabalho e encontre pequenas maneiras de se tornar mais organizado a cada dia.
Etapa 3. Trabalhe primeiro nas atribuições mais urgentes
Dê a cada tarefa ou projeto uma pasta separada e ordene-os por data de vencimento ou importância. Depois de terminar um projeto, esvazie a pasta e os documentos bin de que você não precisará novamente.
Se você não tem certeza de quais tarefas são mais urgentes ou precisa de mais tempo para trabalhar em alguma coisa, pergunte a seu chefe quais tarefas são absolutamente cruciais e quais podem ser adiadas
Etapa 4. Descarte a desordem
Você provavelmente tem muitas coisas em seu cubículo ou área de trabalho que não têm nada a ver com seu trabalho. Recicle, jogue fora ou leve para casa. Por exemplo, seu menu de comida para viagem do restaurante chinês local deve ser reciclado. Mesmo alguns documentos ou itens relacionados ao trabalho devem ser removidos. Você não precisa de dois pares de tesouras ou dois grampeadores, por exemplo. Encontre um local apropriado para o material extra em sua área de trabalho.
Etapa 5. Use a regra de um toque
A regra de um toque exige que você descarte, arquive ou aja em um determinado memorando ou documento (por exemplo, respondendo a ele) imediatamente. Ao lidar com os documentos recebidos imediatamente, você evita o acúmulo de documentos não lidos.
Etapa 6. Coloque os documentos antigos que você precisará consultar novamente nas pastas
Identifique cada pasta claramente de acordo com seu conteúdo. Por exemplo, você pode rotular uma pasta como “Orçamento - 2012” e colocar tudo relacionado ao orçamento de 2012 nessa pasta.
Não guarde ou armazene documentos de que não precisará novamente
Etapa 7. Encontre um espaço de armazenamento apropriado para os documentos necessários
Depois de preencher seus documentos antigos, encontre uma maneira de armazená-los. Você pode armazená-los em pequenas caixas de plástico ou em arquivos verticais. Seja qual for o método escolhido, certifique-se de que eles sejam ordenados de uma forma que faça sentido para você.
Sua empresa ou empregador pode ter um protocolo para armazenar os documentos necessários. Pergunte se você não tem certeza
Etapa 8. Faça listas de verificação
A cada dia, faça uma lista de tudo o que você precisa fazer naquele dia. Classifique os itens do mais para o menos importante. As coisas mais importantes são aquelas que você precisa fazer, ou coisas que têm um prazo ou limite de tempo. As coisas menos importantes são aquelas que podem esperar até outro dia se necessário.
- Por exemplo, se você tiver que buscar o cachorro no veterinário, comprar mantimentos e ler um livro, então decida qual é o mais importante (pegar o cachorro) e então decida qual das duas tarefas restantes você prefere fazer.
- Os planejadores são boas ferramentas para gerenciar seu tempo. Um bom planejador terá um calendário e uma visão diária, permitindo que você adicione mais detalhes para as coisas que você precisa fazer.
Método 3 de 4: Aprendendo habilidades organizacionais em casa
Etapa 1. Limpe regularmente
Você pode dividir as tarefas domésticas de forma permanente ou escolher alternar as tarefas de limpeza. Manter a casa limpa com ou sem uma família inteira consome muita energia e pode ajudar a desenvolver habilidades de planejamento e organização.
- Se sua família decidir designar tarefas de limpeza permanentemente, você pode lavar a louça todas as noites, outra pessoa pode lavar a roupa e outra pessoa pode passar o aspirador.
- Se você optar por atribuir tarefas de limpeza em uma base rotativa, você pode usar um calendário para rastrear quem é responsável por quê e quando. Você pode escrever “Bobby, pratos / Sandra, lavanderia / Mike, aspirando” no domingo de uma semana. No próximo domingo, você pode escrever “Sandra, pratos / Mike, lavanderia / Bobby, aspirador de pó”.
Etapa 2. Guarde as coisas quando terminar de usá-las
Tudo deve ter um lugar apropriado atribuído a ele. Depois de usar algo, coloque-o de volta onde pertence. Por exemplo, coloque o sal e a pimenta na mesa a que pertencem e coloque a louça suja na pia quando terminar de comer. Incentive o resto de sua família a fazer o mesmo.
Etapa 3. Escolha um estudo designado ou espaço de trabalho
Estude ou trabalhe em um ambiente silencioso, limpo e bem iluminado. Pode ser útil ter uma escrivaninha ou mesa para trabalhar. Encha as gavetas com pequenos recipientes contendo materiais úteis como lápis, borrachas e clipes de papel.
Tente manter seu espaço de estudo livre de distrações como TV e videogames. Isso pode facilitar a organização e o foco no trabalho
Etapa 4. Selecione uma hora específica para estudar a hora
Reserve um tempo para estudar para os testes e fazer sua lição de casa. Idealmente, você deve estudar no mesmo horário todos os dias. Pense em sua programação e escolha um horário em que se sinta renovado e motivado para realizar algumas tarefas. A melhor época para estudar geralmente não é imediatamente depois da escola. Tente esperar até pouco depois do jantar para ter algum tempo para relaxar, tomar banho ou conversar com seus amigos.
Por exemplo, se você chega em casa às 3:00 todos os dias e gosta de fazer um lanche e conversar com seus pais, reserve um tempo das 6:00 às 8:00 para o trabalho. Prolongue o período de estudo, se necessário
Etapa 5. Estabeleça um horário regular para dormir
Dormir o suficiente é sempre um desafio. Ter horários regulares para dormir e acordar torna tudo mais fácil. Defina um despertador para que você acorde no mesmo horário todas as manhãs. Se necessário, defina um despertador para indicar quando ir para a cama também.
- Com uma hora de dormir regular, pode ser mais fácil acordar totalmente descansado e evitar lutar para pegar seu café da manhã, livros, tarefas, mochila ou mala.
- Os adultos precisam dormir pelo menos sete horas por noite. Procure dormir pelo menos esse número de horas. Por exemplo, se você quiser acordar às 8h da manhã, vá para a cama à meia-noite para ter tempo de adormecer.
Método 4 de 4: Desenvolvendo habilidades organizacionais com tecnologia
Etapa 1. Aproveite a tecnologia
Telefones, computadores e tablets têm muitas ferramentas organizacionais úteis. Por exemplo, você pode usar o calendário do seu telefone para criar lembretes automáticos de que uma determinada tarefa está para ser entregue em breve ou que uma reunião está chegando. Embora essas ferramentas possam ter uma ligeira curva de aprendizado, fazer uso delas o ajudará a desenvolver suas habilidades organizacionais.
- Você também pode baixar aplicativos úteis de organização para ajudá-lo a desenvolver habilidades organizacionais. Things é um aplicativo que ajuda você a criar listas de verificação e dividir tarefas complexas em etapas simples. RescueTime é outro aplicativo útil para ajudá-lo a controlar seu tempo quando você está on-line, monitorando e informando o que você está vendo mais.
- Além do calendário, você pode organizar nomes, números de telefone, endereços de e-mail e endereços residenciais ou comerciais com seu telefone.
Etapa 2. Organize seus arquivos eletrônicos
Crie uma pasta com o nome para cada tarefa ou classe na qual deseja adicionar trabalho. Por exemplo, você pode criar três pastas rotuladas “História”, “Inglês” e “Sociologia”. Em cada pasta, você pode adicionar novas pastas com datas para cada semana de atribuições que você tem.
- Por exemplo, você pode criar uma pasta intitulada “6/6 - 6/10/2016” para gerenciar todas as suas atribuições escritas entre as datas nomeadas na pasta.
- Como alternativa, você pode simplesmente manter todos os seus arquivos em um determinado projeto ou tópico em uma pasta e usar as opções organizacionais integradas do sistema operacional para classificar os arquivos por data de criação.
Etapa 3. Use a regra de um toque para e-mail
Ao receber um e-mail, responda imediatamente, se necessário, ou arquive-o se achar que precisará dele no futuro. Exclua mensagens antigas de que você não precisará mais. Verifique seu e-mail pelo menos uma vez por dia para garantir que eles não se acumulem. Quanto mais e-mails você tiver, menos você vai querer (ou ser capaz) de sentar e verificar todos eles.
Etapa 4. Use um relógio digital
Um relógio ajuda você a gerenciar seu tempo. Sem um relógio, você estará constantemente procurando por um relógio ou se esquecerá completamente das horas.
