Os arquivos pessoais podem se tornar desorganizados de maneira fácil e rápida. Quanto mais desorganizados seus arquivos se tornarem, mais difícil será encontrá-los novamente no futuro. Para ajudar a tornar seus arquivos pessoais mais fáceis de localizar e arquivar, você vai querer reservar algum tempo e organizá-los adequadamente. O sistema exato que você usa dependerá de você. No entanto, existem alguns métodos básicos de organização de arquivos pessoais que você pode usar para ajudá-lo a colocar seus arquivos em ordem.
Passos
Parte 1 de 4: Usando os métodos básicos de organização
Etapa 1. Mantenha a simplicidade
O objetivo de criar um sistema de arquivamento é tornar as coisas mais fáceis para você. Você deve evitar tornar seu sistema excessivamente complicado ou confuso. Manter seu sistema o mais simples possível o ajudará a arquivar ou recuperar facilmente quaisquer documentos com os quais você possa precisar trabalhar.
- Apenas arquive o que você precisa. Armazenar muito pode tornar seu sistema desajeitado e difícil de usar.
- Evite complexidade desnecessária em seu sistema de arquivos.
- Jogue fora os arquivos que você tem certeza de que não precisa mais.
Etapa 2. Use a profundidade certa em seu sistema
Pode ser tentador criar várias categorias e subcategorias diferentes para seus arquivos se encaixarem. No entanto, é uma boa ideia criar apenas categorias de nível amplo e usar apenas as que você absolutamente precisa. A criação de muitas categorias pode resultar em um sistema de arquivamento desajeitado e ineficiente. Certifique-se de criar a quantidade certa de profundidade organizacional em seu sistema para mantê-lo funcionando sem problemas.
- Evite criar subcategorias excessivamente detalhadas para o seu sistema. Por exemplo, “Receitas, comida, pão” seria muito detalhado para ser útil.
- Ter simplesmente uma categoria para recibos mensais ou semanais pode ser mais apropriado para o seu sistema de arquivamento.
- Ter uma seção para clientes e depois organizá-los em ordem alfabética é um exemplo de um nível efetivo de profundidade.
Etapa 3. Facilite a localização de seus arquivos
Seu sistema de arquivamento se beneficiará muito de ter dicas visuais óbvias que permitem que você saiba exatamente onde algo está armazenado. Tornar óbvias as seções de seu sistema de arquivos o ajudará a localizar rapidamente um item ou arquivo. Lembre-se de algumas dessas dicas ao fazer seus arquivos se destacarem:
- Use pastas coloridas para indicar certas categorias ou seções.
- Tente manter uma lista útil das cores e categorias que você atribuiu a elas.
- Use um criador de etiquetas para rotular claramente seus arquivos.
- Acompanhe o corte de suas pastas. Tente usar apenas um corte de pasta para cada categoria ou seção.
Etapa 4. Pense nos tipos de contêineres de arquivo de que você precisará
Antes de organizar seus arquivos, você precisará encontrar algo para colocá-los. Exatamente que tipo de contêiner de arquivo você usará dependerá da quantidade de arquivos que você precisa armazenar, da importância deles, das dimensões dos documentos e da frequência com que você precisa acessá-los. Dê uma olhada em algumas dessas dicas para ter uma ideia de quais contêineres de arquivo podem ser adequados para você:
- Se você precisar armazenar documentos muito importantes, considere comprar um contêiner à prova de fogo.
- Encontrar o selo do Underwriters 'Laboratory em um contêiner pode indicar que o contêiner protegerá seus arquivos por cerca de uma hora em um incêndio com temperaturas de 1700 graus Fahrenheit.
- Para arquivos regulares, você pode querer comprar um arquivo básico. Para arquivos sensíveis ou confidenciais, considere a compra de um arquivo ou cofre mais seguro.
- Certifique-se de que seu contêiner de arquivamento tenha espaço suficiente para armazenar todos os seus arquivos.
- Se você tiver documentos de tamanhos incomuns, verifique se eles cabem no recipiente de armazenamento. Por exemplo, documentos de tamanho ofício podem afetar o tamanho da pasta necessária, bem como as dimensões de armazenamento.
Parte 2 de 4: Organizando Seus Documentos
Etapa 1. Reúna todos os seus documentos
Antes de começar a organizar seus documentos, verifique se todos os seus documentos estão à sua frente. Não se preocupe com a forma como seus arquivos estão organizados ou organizados ainda. Por enquanto, reúna todos os documentos que você acha que precisam ser armazenados e prepare-se para classificá-los.
- Retire os documentos mais antigos que você já classificou. Você pode querer reorganizá-los para caber no novo sistema que está criando.
- Certifique-se de ter todos os seus documentos recentes coletados e prontos para serem classificados.
Etapa 2. Classifique seus arquivos em itens ativos e de arquivamento
Quando você está organizando seus arquivos, pode ser útil formá-los em duas categorias principais: arquivos ativos com os quais você precisa trabalhar e arquivos de arquivamento que você precisa armazenar. Isso o ajudará a acessar os arquivos que você usa com mais frequência e a armazenar de forma organizada os arquivos aos quais não precisará de acesso imediato.
- Arquivos ativos são documentos que você ainda precisa endereçar, consultar ou acessar com frequência.
- Os arquivos de arquivamento são documentos dos quais você não precisará em um futuro próximo, mas ainda precisa salvar.
Etapa 3. Crie e identifique as categorias corretas para o seu sistema
Depois de reunir seus arquivos em um só lugar, você pode fazer um inventário rápido deles. Enquanto você analisa seus arquivos, observe as categorias gerais em que eles podem se enquadrar. Anote essas categorias para criar o sistema organizacional básico que você usará para seus arquivos. Dê uma olhada em algumas dessas categorias comuns para ter uma ideia de quais você pode querer usar:
- Registros legais com subcategorias, como certidões de nascimento, certidões de óbito ou documentos de casamento.
- Documentos financeiros que cobrem resumos financeiros anteriores, informações de cartão de crédito, relatórios de crédito ou resumos financeiros anuais.
- Registros de propriedade.
- Documentos pessoais, como diplomas, registros de emprego, registros de saúde e apólices de seguro.
Etapa 4. Arquive documentos de armazenamento de longo prazo
Coloque os documentos que você rotulou como arquivos de arquivamento em seu contêiner de armazenamento de longo prazo. Esses arquivos não serão acessados com frequência, portanto, certifique-se de colocá-los nas categorias adequadas no sistema de arquivamento para recuperação posterior. Os arquivos de arquivamento provavelmente constituirão a maioria de seus documentos arquivados e organizados.
- O armazenamento de longo prazo pode ser dividido em duas outras categorias: arquivos permanentes e arquivos “mortos”.
- Arquivos permanentes podem incluir documentos educacionais, documentos de trabalho ou outros papéis importantes que você ainda precisa acessar.
- Arquivos “mortos” são documentos que você não precisa acessar novamente. Registros fiscais antigos podem se enquadrar nesta categoria. Lembre-se, no entanto, de que as declarações de impostos devem ser mantidas por sete anos.
Etapa 5. Coloque seus documentos atuais na seção de documentos ativos
Os documentos que você usará com frequência ou que ainda precisa revisar, precisarão ser colocados na seção de documentos ativos. Esta seção em seu sistema de arquivamento permitirá que você acesse rapidamente os documentos que ainda não estão prontos para arquivamento. A seguir estão as quatro categorias de documentos ativos mais comuns que você pode considerar usar:
- Documentos que ainda precisam de sua atenção.
- Documentos que você ainda precisa ler ou revisar.
- Contas que você ainda precisa pagar.
- Documentos que estão prontos para serem armazenados a longo prazo.
Parte 3 de 4: Organizando Arquivos Eletrônicos
Etapa 1. Comece com categorias amplas e, em seguida, torne-se mais específico
Assim como com seus arquivos físicos, você vai querer começar com as categorias mais amplas nas quais seus arquivos se encaixam. Por exemplo, se você for um contratante independente, poderá organizar seus arquivos por empregador. Ou seja, crie uma pasta para cada um deles. Em seguida, você deve dividir seus arquivos dentro de cada categoria ampla em outros menores. Isso significa que as pastas do seu empregador podem ser divididas em pastas diferentes contendo informações sobre cada projeto com esse empregador.
- Considere permanecer consistente em cada categoria ampla. Isso tornará seus arquivos mais fáceis de encontrar. Por exemplo, você pode fazer com que a subpasta de cada projeto contenha arquivos como "documentos do projeto", "faturamento" e "comunicações".
- Você também pode organizar pastas amplamente por ano, se isso parecer mais fácil ou mais relevante para seus arquivos.
Etapa 2. Digitalize ou baixe arquivos que você ainda não possui eletronicamente
Pode ser benéfico ter todos os seus arquivos salvos eletronicamente em um só lugar. Apesar do tempo necessário, você deve tentar digitalizar o maior número possível de documentos físicos para que possam ser salvos e copiados eletronicamente. Além disso, certifique-se de baixar todos os arquivos mantidos online em outros lugares, para o caso de o site de hospedagem ficar inacessível quando você precisar dos arquivos novamente. Organize esses arquivos como faria com qualquer outro.
Etapa 3. Dê nomes específicos aos seus arquivos
Os nomes dos arquivos devem ser facilmente compreensíveis e exclusivos. Ou seja, você deve ser capaz de ver os nomes dos seus arquivos e saber imediatamente o que eles contêm. Tente incluir uma data, um significante das pastas que conterão o arquivo e um descritor individual. Por exemplo, um arquivo de cobrança criado em junho de 2016 para seu cliente X Corp pode ser chamado de "0616_XCorp_Invoice_2." Isso permitirá que você saiba exatamente o que o arquivo contém, sem perder tempo para abri-lo.
Qualquer que seja o sistema que você usa para nomear seus arquivos, certifique-se de fazê-lo de forma consistente. Depois de escolher um sistema, fique com ele; será difícil voltar e renomear todos os seus arquivos mais tarde
Etapa 4. Faça backup de seus arquivos regularmente
O principal perigo da manutenção de arquivos eletrônicos é que suas informações sejam suscetíveis a perda devido a uma pane no computador. Esteja preparado para isso fazendo backups regulares de seus arquivos em um serviço de backup online, CDs ou disco rígido externo. Certifique-se de rotular esses dispositivos de armazenamento com a mesma clareza com que rotulou seus arquivos. Se você tiver uma unidade externa ou CDs, considere mantê-los em um local seguro, longe de sua residência principal, para evitar a perda total em um incêndio ou desastre natural.
Parte 4 de 4: Mantendo seu sistema de arquivamento
Etapa 1. Acompanhe o seu sistema
Depois de criar seu sistema de enchimento, você vai querer continuar usando-o como pretendido. Ficar para trás, ignorar itens que precisam ser arquivados ou arquivá-los de maneira inadequada pode desfazer o trabalho árduo que você fez. Certifique-se de acompanhar o seu sistema de arquivamento para mantê-lo funcionando para você.
- Ocasionalmente, procurar arquivos fora do lugar pode ajudar a manter o sistema em ordem.
- Não negligencie o arquivamento de seus documentos ativos em seu armazenamento de documentos de arquivo.
Etapa 2. Remova os arquivos antigos
Alguns arquivos são necessários para armazenamento por um longo período de tempo. No entanto, seu sistema de arquivamento terá tamanho finito e exigirá que você remova regularmente os arquivos que não são mais necessários. A eliminação regular de seu sistema de arquivos ajudará a mantê-lo em ordem e funcionando adequadamente.
- Muitos documentos financeiros antigos precisarão ser armazenados por anos.
- Orçamentos antigos, demonstrações financeiras ou políticas anuais podem precisar ser armazenados por apenas um ano.
- A remoção de arquivos antigos criará espaço para documentos recebidos.
- Eliminar os arquivos desnecessários tornará mais fácil encontrar os documentos de que você precisa.
- O mesmo vale para arquivos eletrônicos. Exclua quaisquer documentos duplicados, obsoletos ou desnecessários de projetos anteriores.
Etapa 3. Arquive os arquivos eletrônicos antigos
Arquivos antigos que ainda são relevantes ou que um dia podem ser referenciados podem ser arquivados. Isso significa armazená-los longe de seu sistema de arquivamento padrão, mas mantê-los organizados e acessíveis. Considere configurar uma ampla categoria adicional para arquivos arquivados. Mova os arquivos não utilizados para esta pasta com a formatação da subpasta intacta. Se você deseja manter os arquivos arquivados fora do caminho da tela de arquivo, tente colocar um "z" na frente do nome do arquivo para que vá para o final da ordem alfabética dos arquivos. Por exemplo, você pode chamá-lo de "z_archive" ou algo semelhante.
Etapa 4. Simplifique seu sistema de arquivamento
Colocar seus arquivos em ordem e mantê-los assim pode ser útil quando se trata de sua organização pessoal. No entanto, sempre haverá espaço para melhorias em seu sistema de arquivamento. Conforme você continua trabalhando com seu sistema de arquivamento, fique atento para quaisquer melhorias que você possa fazer para ajudar a torná-lo ainda mais eficaz.
- Você pode querer se livrar das categorias que parece não estar usando.
- As categorias que parecem ser excessivamente usadas podem precisar ser divididas em categorias menores.
