Um planejador do dia tornará muito mais fácil lembrar de compromissos, tarefas, atividades divertidas e prazos importantes. No entanto, pode ser muito difícil começar o hábito de usar, atualizar e trazer um planejador do dia. Felizmente, existem alguns truques que tornarão mais fácil integrar seu planejador do dia em sua vida diária de uma maneira eficiente e contínua.
Passos
Parte 1 de 2: Ter os materiais certos
Etapa 1. Considere para que você usaria um planejador do dia
Existem muitos tipos diferentes de planejadores do dia, adequados para diferentes tarefas e personalidades. Alguns planejadores diários são cadernos com linhas muito simples; outros dias, os planejadores têm diferentes seções para diferentes tipos de tarefas. Reserve alguns minutos para pensar sobre por que você deseja usar uma agenda e para que você a usaria. É muito importante considerar essas questões porque será mais provável que você use sua agenda se ela se tornar sua única ferramenta de planejamento: manter mais de uma agenda de cada vez será confuso e frustrará o propósito. Pergunte a si mesmo:
- Vou precisar de uma seção para números de telefone?
- Vou usá-lo principalmente para lembrar de compromissos?
- Eu quero uma agenda que dure mais de um ano?
- Desejo que minha agenda substitua outra ferramenta de organização (como minhas listas de tarefas)?
- Eu quero um bloco de notas simples e simples ou um com muitos recursos e seções diferentes?
- Eu preferiria ter uma agenda que fosse pequena o suficiente para caber no bolso ou uma que fosse grande o suficiente para lidar com anotações de minhas reuniões?
- Quero uma agenda que forneça mais espaço para os dias de semana ou vou precisar da minha agenda principalmente para atividades de fim de semana?
Etapa 2. Compre um planejador que atenda às suas necessidades
Os planejadores do dia podem ser adquiridos em uma variedade de lojas, como lojas de materiais de escritório, papelarias, lojas de calendários e online. Eles podem custar de apenas alguns dólares a mais de $ 50. Embora a estética de sua agenda seja importante, preste atenção, antes de mais nada, ao layout e às seções da agenda. Certifique-se de que a agenda que você comprou esteja organizada de uma forma que você ache agradável e que faça sentido, de acordo com seu estilo de vida e responsabilidades.
Etapa 3. Considere a estética de sua agenda
Mesmo que a função seja a coisa mais importante, é mais provável que você adquira o hábito de usar uma agenda que considere atraente e agradável à vista. Alguns planejadores diários são muito simples, com apenas uma capa de couro preto liso. Outros são brilhantes e caprichosos, com muitos designs e padrões elaborados. Qualquer estética está bem, desde que esteja de acordo com o decoro profissional em seu local de trabalho.
Preste atenção à estética interna e externa do planejador. Algumas pessoas preferem páginas não alinhadas a páginas alinhadas, por exemplo. Algumas pessoas gostam de simetria; outros podem gostar de layouts mais dinâmicos. Você também pode preferir certos tipos de letra a outros. Certifique-se de que você acha sua agenda agradável de olhar - por dentro e por fora - para incentivar ainda mais seu uso diário
Etapa 4. Tenha um estoque pronto de canetas e lápis
Sua agenda não fará muito bem se você não puder escrever nada nela. Certifique-se de manter muitos lápis apontados e canetas de trabalho nos lugares onde é mais provável que você use sua agenda. Esses incluem:
- Sua pasta ou bolsa de trabalho
- Sua bolsa
- Sua mesa de trabalho
- Sua mesa em casa
- Perto de seus telefones fixos
- Se você é alguém que sempre perde canetas e lápis, considere guardar um lápis de emergência dentro de sua própria agenda. Alguns planejadores diários até têm um pouco de espaço de armazenamento que você poderia usar para um lápis sobressalente.
Parte 2 de 2: como usar o planejador do dia com eficácia
Etapa 1. Resolva usar um planejador do dia todos os dias
As pessoas que assumem um compromisso sólido têm maior probabilidade de cumprir esses compromissos. É muito difícil mudar os hábitos, mas dizer a si mesmo que está decidido a fazer uma pequena coisa de maneira diferente o ajudará a desenvolver um novo hábito.
Lembre-se de que é mais provável que bons hábitos se formem quando você se concentra em apenas um de cada vez; portanto, não se sobrecarregue com novos hábitos de gerenciamento de tempo. Por enquanto, concentre-se exclusivamente em manter sua agenda
Etapa 2. Converse com um amigo sobre seu desejo de usar uma agenda
As pessoas estão mais propensas a aderir a novos hábitos quando suas comunidades estão cientes de sua resolução e podem apoiá-las. Converse com um amigo ou colega de trabalho sobre sua nova resolução. Talvez seu amigo também queira começar esse hábito novo e útil. Você pode lembrar um ao outro para atualizá-lo quando necessário.
Etapa 3. Guarde a agenda no mesmo lugar, em casa e no trabalho, todos os dias
Use seu planejador do dia como seu único calendário: se você usar dois planejadores do dia simultaneamente, perderá rapidamente o controle de suas responsabilidades. No entanto, isso pode ser complicado porque você precisará inserir itens em sua agenda no trabalho e em casa. Para ter certeza de que você sempre terá sua planejadora do dia com você, designe um local de armazenamento para o trabalho e um local de armazenamento para sua casa. Nunca coloque sua agenda em qualquer outro lugar: consistência é a chave para desenvolver este hábito.
- Ótimos lugares para guardar sua agenda em casa incluem uma mesa ao lado do seu telefone fixo, sua bolsa de trabalho ou pasta, ou próximo ao seu telefone celular e as chaves do carro.
- Ótimos lugares para guardar sua agenda no trabalho incluem em cima da mesa, na gaveta central da mesa, ao lado do telefone do trabalho ou na pasta.
Etapa 4. Escreva lembretes para adquirir o hábito de levar seu planejador com você para o trabalho
Quando você estiver se acostumando a usar sua agenda, provavelmente se esquecerá de trazê-la para o trabalho ou para casa. Para evitar que isso aconteça, escreva lembretes para si mesmo em lugares de destaque no trabalho e em casa. Estudos mostram que um lembrete post-it é uma das maneiras mais eficazes de encorajar um determinado comportamento. Use esse método consigo mesmo, deixando post-its perguntando "Você se lembrou de sua agenda?" em lugares que você com certeza verá. Esses incluem:
- Seu laptop
- Em cima da sua mesa
- Próximo ao seu telefone
- Na sua porta
- Na mesa da sua cozinha
- No espelho do banheiro
- Você pode remover essas notas depois de desenvolver o hábito de levar sua agenda para o trabalho e voltar para casa.
Etapa 5. Transfira as informações para seu planejador
Quando você compra um planejador pela primeira vez, precisa inserir muitas informações. Você provavelmente terá compromissos agendados anteriormente, tarefas de trabalho em andamento e informações aleatórias por aí. Dedique uma ou duas horas para consolidar todas essas informações dispersas em sua agenda. Isso permitirá que você pratique a inserção de informações da maneira correta. Isso também permitirá que você planeje seu tempo com mais eficácia no futuro. Os itens a serem inseridos em seu planejador incluem:
- Informações de contato importantes para sua família, amigos, colegas e clientes
- Reuniões de trabalho
- Seu horário de aula
- Prazos para trabalhos ou projetos escolares
- Mudanças de turno (se você trabalha em um trabalho sem um cronograma consistente)
- Consultas médicas e odontológicas
- Os aniversários de seus entes queridos
- Eventos especiais de trabalho
- Eventos pessoais especiais
- Datas importantes para seus hobbies ou atividades extracurriculares (por exemplo, as datas de seu ensaio ou aula de zumba)
Etapa 6. Consulte seu planejador do dia todas as manhãs
Antes de ir para o trabalho todas as manhãs, examine sua agenda para os próximos compromissos, reuniões e responsabilidades. Reserve um minuto para considerar se há alguma tarefa que você precisa adicionar à sua programação ou qualquer tarefa que você possa riscar ou reprogramar. Use esse tempo para planejar seu dia de forma que você possa administrar seu tempo com sabedoria quando chegar ao trabalho.
Etapa 7. Consulte seu planejador do dia todas as tardes
Antes de sair do trabalho, consulte novamente a sua agenda. Certifique-se de ter realizado tudo o que se propôs a fazer durante o dia. Considere se novos itens devem ser inseridos em sua agenda para a próxima semana. Sempre atualize sua agenda antes de sair do trabalho para garantir que você está mantendo o controle de suas responsabilidades de trabalho.
Etapa 8. Use o reforço positivo para se manter motivado
Pense em sua agenda como um item positivo em sua vida, não como uma chatice ou chato. Use seu planejador como um meio de se recompensar pela realização de tarefas. Em breve, você terá como objetivo concluir tarefas simplesmente pelo prazer de riscar um item de sua lista de tarefas pendentes. Para se manter reforçado positivamente, você deve:
- Risque todas as realizações e compromissos conforme você os conclui. Quando você estiver se sentindo deprimido, dê uma olhada em tudo o que você riscou e sinta-se orgulhoso de tudo o que fez.
- Dê a si mesmo uma recompensa por realizar um determinado número de tarefas. Permita-se um pequeno presente para cada 5 itens que riscar de sua agenda. Por exemplo, mime-se com um café ou uma curta caminhada depois de atingir o objetivo desejado. Isso irá motivá-lo a usar sua agenda de maneira adequada, bem como a realizar suas tarefas.
- Faça algo agradável ao consultar sua agenda. Tente não pensar no seu tempo consultando a agenda como uma tarefa árdua. Em vez disso, veja-o como uma ferramenta-chave de produtividade. Para associar sua agenda a sentimentos positivos em vez de negativos, faça algo agradável todas as manhãs e tardes ao olhar para sua agenda. Beba um delicioso café, tome um chocolate ou ouça sua música favorita. Seu cérebro logo associará seu planejador a sentimentos positivos.
- Dê a si mesmo um tratamento especial a cada semana em que usar a agenda de maneira adequada. Enquanto você ainda está nos estágios iniciais de manter sua planejadora do dia, pode ser necessário dar a si mesmo alguma motivação extra para trazê-la com você e atualizá-la a cada dia. Para cada semana em que você se lembrar de trazer e atualizar sua agenda, faça algo extra legal para você: compre um sorvete, vá ao cinema ou tome uma bebida com os amigos. Em algumas semanas, você terá o hábito de se lembrar de sua agenda o tempo todo.
- Escreva coisas positivas em sua agenda, bem como suas responsabilidades mais sérias. Ao usar sua agenda para lembrá-lo de suas atividades favoritas (almoçar com um amigo) e também de suas atividades não tão favoritas (ir ao dentista), você terá mais chances de manter seu novo hábito.
Etapa 9. Continue a atualizar sua agenda conforme necessário
Durante seus check-ins pela manhã e à noite, você deve inserir todas as suas novas listas de tarefas, compromissos, reuniões e prazos. Você também pode atualizar sua agenda conforme surgem novas tarefas. Manter sua agenda atualizada o ajudará a administrar seu tempo de maneira mais eficaz e evitará que você se sinta sobrecarregado. Ao escrever uma tarefa, você não precisa mais mantê-la na cabeça, o que ajuda a prevenir aqueles terríveis sentimentos de incômodo e dúvida.
Se você estiver ficando sobrecarregado, mude alguns itens para uma categoria separada de "lista de pendências" na qual você pode trabalhar em um ritmo fácil. Não se desmotive olhando para tarefas que nunca podem ser realizadas em um dia normal de trabalho
Etapa 10. Seja paciente
Novos hábitos às vezes podem levar dois ou mais meses para se tornarem totalmente automáticos. Até que o hábito esteja enraizado, você pode passar por momentos de esquecimento ao deixar sua agenda em casa ou esquecer de marcar um compromisso. Seja paciente e perdoador consigo mesmo. Lembre-se de que os hábitos levam tempo para se formar e que o deslize ocasional não afetará sua capacidade de criar um novo hábito.
Pode ser útil ter um plano de backup para aqueles momentos em que você esqueceu sua agenda em casa. Por exemplo, você pode inserir novos compromissos de trabalho em post-its e trazê-los para casa para entrar. Para eventos e prazos extremamente importantes, você também pode usar um gerenciador de tarefas online para enviar lembretes oportunos: assim, você não esquecerá uma data chave, mesmo se esquecer seu planejador
Pontas
- Não pense na sua agenda como uma tarefa, mas sim como uma vantagem. Você se sentirá mais no controle de sua vida com uma agenda, e apenas alguns minutos economizarão horas a longo prazo.
- A chave para desenvolver um novo hábito é consistência, combinada com reforço positivo. Siga uma rotina, concentre-se em todas as coisas positivas que o planejador do dia está trazendo para sua vida e dê a si mesmo recompensas quando necessário para manter sua motivação.
- Certifique-se de que o planejador do dia de sua compra é adequado aos seus gostos e horários. A agenda que você compra deve ter todas as seções necessárias para manter sua vida organizada.
