Todos nós sabemos que ser organizado no trabalho é importante, mas é uma luta contínua para muitas pessoas. Acredite ou não, permanecer organizado não é tão assustador quanto pode parecer. Algumas correções rápidas e algumas soluções contínuas tornam isso mais fácil do que você jamais imaginou.
Passos
Método 1 de 4: Gerenciando seu espaço e tempo
Etapa 1. Monitore suas atividades
Passe alguns dias mantendo um diário ou registro de suas atividades diárias. Isso o ajudará a ver exatamente o que você faz que talvez nem perceba e fornecerá um vislumbre inicial das lacunas organizacionais e de produtividade. Este exercício também deve ser feito com seus objetivos gerais em mente. Por meio do registro de atividades, você pode ver quais atividades podem ser uma perda de tempo e quais atividades podem realmente promover seus objetivos.
Etapa 2. Determine seus tempos de produtividade
Alguns de nós somos matutinos, e alguns estremecem com a ideia das manhãs. Você já deve ter uma noção dos horários do dia em que é mais produtivo. Quer você prefira noites, manhãs, hora do almoço ou um pouco antes ou depois do horário de pico do dia de trabalho, aproveite esses horários para maximizar sua produtividade.
Etapa 3. Priorize suas tarefas
Todos nós sabemos que algumas tarefas são mais importantes do que outras, mas nem sempre as priorizamos de acordo. Portanto, desenvolva um sistema de classificação sinalizando ou destacando tarefas importantes, por exemplo, e seja honesto e flexível. Use lembretes, seja por meio de um calendário digital ou por meio de notas em seu computador ou mesa. Dedique mais tempo e energia aos itens de alta prioridade de sua lista. Os exemplos incluem tarefas urgentes, como prazos até o final do expediente ou amanhã. Você também pode priorizar o atendimento a clientes, chefes ou qualquer outra pessoa que pague as contas. E se você não tem certeza sobre a sensibilidade ou importância de uma tarefa, é sempre bom perguntar.
Etapa 4. Realize tarefas rápidas imediatamente
Nem todas as tarefas precisam ser priorizadas e agendadas para um futuro horário de conclusão. Algumas tarefas levam quase tanto tempo para serem planejadas ou agendadas quanto para serem realizadas. Se for esse o caso e você pode executar essas tarefas imediatamente, faça-o por todos os meios! Lidar com tarefas rápidas imediatamente também ajuda a prevenir a procrastinação.
Etapa 5. Gerenciar a desordem e os materiais de trabalho
Nossas mesas passam facilmente de locais confusos para locais de tornado, obviamente dificultando a organização. Algumas pessoas até seguem uma política de apenas limpar a mesa. Embora isso não seja absolutamente necessário, tome medidas para limpar seu espaço de trabalho.
- Declutter. Jogue seu lixo no lixo e arquive os materiais necessários sistematicamente. Limpe a desordem sempre que possível: durante as calmarias do dia de trabalho, intervalos ou entre as tarefas.
- Limpe imediatamente depois de você mesmo. Assim fica no topo da sua mente. Além disso, você evita a agitação inevitável de ter a desordem atual se tornando parte da desordem futura.
- Mantenha os suprimentos necessários à mão. Nem tudo ao seu redor é desordem, é claro. Ter as ferramentas necessárias disponíveis economiza seu tempo e faz um bom uso de seu precioso espaço.
Etapa 6. Agende atividades e compromissos
Algumas pessoas agendam apenas reuniões, mas não atividades em sua lista de tarefas. Agendar as tarefas mais importantes, bem como os compromissos, pode ser útil. Você também pode “agrupar” seus dias realizando reuniões apenas às terças e quintas-feiras, por exemplo. Mantenha algumas lacunas em sua programação também para momentos criativos para você mesmo ou para acomodar o inesperado.
- Use um organizador e calendário. Eles podem ser organizadores de papel e caneta ou podem ser calendários baseados em software e aplicativos de assistente pessoal, como iCalendar ou Google Now.
- Categorize suas atividades. Atividades de categorização ou codificação por cores podem fornecer um lembrete visual rápido do que é importante e onde. Por exemplo, as categorias podem incluir correspondência, projetos, eventos, reuniões, brainstorms e até intervalos ou exercícios e tempo de ginástica.
- Otimize sua tecnologia. Organizadores online e plataformas de e-mail como o Outlook, por exemplo, podem combinar suas listas de tarefas, calendários e endereços. Isso não apenas aumenta sua eficiência, mas também ajuda a otimizar seu pensamento.
- Delegue sempre que possível. Na loucura do dia de trabalho, é fácil esquecer que você não precisa fazer tudo sozinho. Delegue a um assistente ou, se você estiver particularmente sobrecarregado, peça a um colega para fazer um trabalho sólido e ajudá-lo em uma tarefa específica. Você sempre pode reembolsá-los mais tarde, quando as coisas desacelerarem.
Método 2 de 4: lidar com e-mail sistematicamente
Etapa 1. Verifique o e-mail em horários programados
Nem todos nós precisamos ficar colados à nossa caixa de entrada, pois muitas mensagens não são tão urgentes quanto podemos pensar. Se você trabalha em uma tarefa que não exige acompanhamento imediato por e-mail, verifique seu e-mail em horários programados apenas cerca de três a quatro vezes por dia.
Etapa 2. Arquivar e-mails
Use pastas de arquivamento e sinalizadores a seu favor, em vez de deixar as mensagens se acumularem em sua caixa de entrada. Pastas e subpastas no Outlook, por exemplo, ou marcadores do Gmail e várias caixas de entrada podem ser um ativo. Se você é um jornalista, por exemplo, suas pastas podem ser chamadas de Histórias atuais, Histórias do futuro, Histórias antigas, Entrevistas e fontes e Argumentos e ideias.
Exclua e arquive. Arquive correspondências antigas e importantes e exclua o resto. No exemplo acima, "Old Stories" é a pasta de arquivo do jornalista. Depois de começar a excluir e-mails antigos, você ficará surpreso com quantos e-mails valem mais para a lixeira do que para o arquivo. Algumas pessoas também juram “caixa de entrada zero”, o que significa ter zero e-mails não lidos (ou nenhum e-mail na caixa de entrada, ponto final). Além de usar pastas e rótulos, você pode atingir zero na caixa de entrada usando o recurso de arquivamento, excluindo e-mails antigos durante o tempo de inatividade e usando aplicativos de organização de e-mail
Etapa 3. Empregue outras formas de comunicação quando for mais eficiente
Às vezes, um telefonema rápido pode fazer o trabalho de 10 e-mails de ida e volta. Em caso afirmativo, faça a ligação! Se você sabe que uma troca de e-mail merece uma discussão ou envolverá consideráveis idas e vindas, às vezes é melhor fazer uma ligação. Freqüentemente, você obterá mais detalhes pelo telefone, enquanto você e a outra parte na discussão evitam redigir e-mails longos e demorados. Você pode até enviar um e-mail para um colega e dizer: “Tenho muitas perguntas para você sobre isso. Talvez uma ligação fosse mais fácil. Posso ligar em 5 minutos?”
Etapa 4. Limite as interrupções
Embora as pausas estratégicas sejam úteis, as interrupções durante o horário de trabalho não são. As interrupções podem atrasá-lo, interromper seu ritmo de trabalho e fazer você perder a linha de raciocínio. Portanto, tente usar mensagens de ausência e correio de voz quando você sabe que estará muito ocupado. Essas ferramentas não são apenas para quando você não está fisicamente no escritório; eles podem ser usados quando você está muito sobrecarregado. Muitas pessoas também têm uma "política de portas abertas", mas você não precisa manter a porta aberta o tempo todo. Você pode até deixar um bilhete amigável na porta dizendo: “Chamada de conferência em andamento” ou “Ocupada. Volte mais tarde ou envie um e-mail, por favor.”
Etapa 5. Utilize a nuvem
A computação em nuvem vale a pena ser considerada porque pode ser mais barata, escalonável, mais eficiente e mais facilmente atualizada. O conteúdo disponível na nuvem é particularmente útil porque você pode acessá-lo em seus dispositivos: computadores, tablets, smartphones, etc. O armazenamento em nuvem também serve como uma forma primária ou secundária útil de backup digital. Verifique com seu gerente de TI ou provedor de software, porque você já pode ter uma certa quantidade de espaço livre em disco disponível na nuvem ou disponível por uma pequena taxa anual.
Etapa 6. Use favoritos online
Todos os principais navegadores possuem recursos de favoritos, nos quais você pode salvar e organizar seus endereços da Web favoritos ou mais visitados para acesso rápido e fácil. Aproveite-as para não se esquecer de sites importantes para verificar se há notícias ou atualizações do setor.
Método 3 de 4: usando o tempo para sua vantagem
Etapa 1. Evite multitarefa
Todos os especialistas parecem concordar com isso. Embora possa parecer rápido ou parecer legal na TV, a multitarefa não é eficiente e pode realmente prejudicar a eficácia organizacional. Em vez disso, dedique toda a sua atenção a uma tarefa por vez, trate-a e passe para o próximo item da lista.
Etapa 2. Crie uma programação ou horário para você
Felizmente, a maioria dos trabalhos não exige programar tudo em seu dia ao minuto. No entanto, manter uma programação básica dos destaques e das tarefas e eventos mais importantes do seu dia pode ajudar a mantê-lo concentrado.
- Estabeleça limites de tempo para certas atividades. Algumas tarefas não exigem limites de tempo definidos, mas outras devem ter parâmetros de tempo para aumentar sua produtividade. Pense nas tarefas ao longo do dia que tendem a levar mais tempo do que o necessário e estabeleça limites de tempo no futuro.
- Reserve tempo extra para outras atividades. Algumas tarefas, como você aprendeu com a experiência, geralmente levam mais tempo do que o esperado, mas isso não é necessariamente uma coisa ruim. Para esses tipos de atividades, e para eventos e reuniões particularmente importantes, por exemplo, reserve um tempo extra antes e depois.
Etapa 3. Use um aplicativo de cronômetro, cronômetro ou despertador
Essas podem ser ferramentas eficazes quando usadas com moderação. Algumas pessoas gostam de definir seus alarmes com 10, 15 ou 30 minutos de antecedência para avisá-los com antecedência ou tempo de buffer antes de uma atividade. Você também pode definir alertas de lembrete.
Etapa 4. Evite adiar atividades
Pergunte a si mesmo se o adiamento é absolutamente necessário ou se esse desejo é apenas um exemplo de procrastinação. Se você sentir o último, não adie o poder! No entanto, nos casos em que o adiamento de toda ou parte de uma atividade for inevitável, certifique-se de anotar onde você parou e reagendar com planos concretos. Alternativamente, você pode propor um plano de contingência. Por exemplo, se você precisar cancelar uma reunião pessoal, talvez possa realizar uma chamada em conferência ou webconferência.
Método 4 de 4: mantendo-se saudável fisicamente e mentalmente
Etapa 1. Faça pausas
O tempo de inatividade mental é importante para nossa produtividade e saudável para a mente. Às vezes, ficamos tão envolvidos em nosso trabalho que não paramos para fazer pausas muito necessárias. Fazer pausas nos dá o descanso necessário que melhora nossa produtividade, mas também nos dá a oportunidade de dar um passo para trás e perguntar se o que estamos fazendo é ou não o uso mais eficiente de nosso tempo.
Etapa 2. Durma melhor
Sem um sono adequado, você pode se sentir tonto, cansado ou letárgico no dia seguinte, o que pode prejudicar sua agenda e eficiência no trabalho. Tenha como objetivo de sete a oito horas de sono ininterrupto por noite.
Etapa 3. Não se compare com colegas de trabalho
A maioria dos trabalhos de nossos colegas de trabalho é diferente do nosso, e todos têm métodos diferentes de organização que funcionam para eles. Um método que faz sentido e é eficiente para um colega pode não ser o melhor método para você e vice-versa.
Etapa 4. Aceitar que a organização é um processo contínuo
Não espere ser perfeito. A organização é contínua e requer atenção contínua. Você não estará bem organizado todos os dias, mas uma pequena organização ajuda muito a aumentar sua eficiência.
