Se alguém o decepciona ou algo decepcionante acontece com você, é completamente normal se sentir chateado, frustrado ou totalmente zangado. Mas, muitas vezes, a melhor resposta é ser calmo e sereno para que você possa expressar suas preocupações e decepções profissionalmente. Expressar-se profissionalmente não é difícil de fazer se você mantiver a cabeça fria e manter a compostura. Quer você decida comunicar sua frustração por e-mail, carta ou pessoalmente, o que importa é usar a linguagem certa e se comportar de maneira adequada.
Passos
Método 1 de 3: enviar um e-mail profissional
Etapa 1. Use o e-mail para expressar desapontamento sobre um problema relacionado ao trabalho
Se você está decepcionado com um colega de trabalho ou gerente, o e-mail é uma ótima maneira de expressar sua decepção, ao mesmo tempo que mantém um registro digital para o caso de problemas futuros ocorrerem. Você também pode enviar um e-mail se for recusado em uma oportunidade de trabalho em potencial.
- Um e-mail também é uma boa maneira de comunicar sua decepção ao seu chefe, caso ele negue um pedido de férias ou uma ideia que você sugeriu.
- Mesmo que isso possa magoá-lo, é sempre uma boa ideia enviar um e-mail de acompanhamento depois de ser rejeitado para um emprego.
Etapa 2. Escreva uma linha de assunto curta e direta se estiver redigindo um e-mail original
Seja conciso e indique claramente do que se trata o e-mail na linha de assunto. Evite usar frases longas ou linguagem grosseira para fazer seu e-mail parecer mais profissional, para que o destinatário o leve mais a sério. Escolha um assunto que não tenha mais de 5 palavras e digite-o na linha de assunto do e-mail.
Por exemplo, se você está escrevendo um e-mail para um colega de trabalho sobre um prazo perdido, pode incluir uma linha de assunto parecida com “Prazo de entrega perdido”
Observação:
Se você estiver respondendo a um e-mail, como um e-mail notificando que foi recusado para um possível trabalho, responda ao e-mail original em vez de escrever um novo para ter um registro organizado de sua correspondência.
Etapa 3. Inicie seu e-mail com uma saudação profissional para definir o tom
Abra seu e-mail com uma saudação formal para que fique claro desde o início que seu e-mail é profissional. Escolha uma saudação que seja adequada ao seu relacionamento com a pessoa. Por exemplo, se você está falando pelo primeiro nome de um gerente chamado Matthew Smith, pode começar seu e-mail como, “Caro Matt”.
- Se você tem um relacionamento muito aberto e casual com o destinatário, pode dizer algo como: ‘Ei, Matt.”
- Se você está escrevendo um e-mail para alguém que nunca conheceu, comece com "A quem possa interessar".
- Para e-mails de grupo com vários destinatários que você deseja endereçar, basta dizer “Todos”.
Etapa 4. Adicione um breve gracejo para manter o e-mail amigável
Depois de cumprimentar o destinatário, faça da primeira linha do seu e-mail uma troca curta ou agradável que mostre que você é amigável, mas profissional. Seja breve e não passe de 2 ou 3 linhas de conversa fiada antes de chegar ao cerne do seu e-mail.
- Tente começar com algo como “Espero que você esteja bem” ou “Espero que esteja tudo bem com você”.
- Se seu relacionamento é casual com a pessoa, você pode mencionar um detalhe pessoal, como "Espero que você tenha se divertido no show do fim de semana passado".
Etapa 5. Declare sua decepção claramente no corpo do e-mail
Depois de definir o cenário para seu e-mail com uma saudação e uma curta gentileza, vá direto ao assunto de expressar sua decepção. Diga a eles claramente como você se sente, mas mantenha sua linguagem formal e evite usar sarcasmo, ameaças ou palavrões para parecer o mais profissional possível. Liste todas as suas reclamações e mantenha o corpo do seu e-mail com 1 parágrafo, se possível, para que o e-mail se concentre no assunto em questão.
- Por exemplo, se você foi recusado para um emprego em potencial, você poderia dizer algo como: "Lamento saber que você decidiu seguir uma direção diferente. Eu estava ansioso pela oportunidade, então estou decepcionado com a decisão de contratar outra pessoa.”
- Se você está escrevendo para um colega de trabalho ou funcionário para expressar sua decepção, pode dizer algo como: "Chegou ao meu conhecimento que certas políticas e procedimentos não foram seguidos adequadamente. As políticas existem por um motivo, por isso é decepcionante saber que foram ignoradas.”
Etapa 6. Mantenha sua linguagem e tom de respeito ao longo do e-mail
Use uma linguagem formal e respeitosa para transmitir claramente sua decepção, sem fazer o destinatário sentir que você o está atacando pessoalmente. Imagine como a escrita seria percebida se fosse lida por outra pessoa ou se viesse a público e crie sua escrita para ser uma representação profissional de você mesmo.
- Se você estiver enviando um e-mail para um funcionário ou gerente, é possível que seu e-mail seja compartilhado com outras pessoas, por isso é importante que sua redação seja respeitosa e profissional.
- Por exemplo, em vez de dizer algo como "Não entendo qual é o seu problema e por que você se recusa a seguir o procedimento", diga algo como "Como discutimos anteriormente, os procedimentos são projetados para manter todos no mesmo página, então eles devem ser seguidos por todos.”
Etapa 7. Conclua seu e-mail com uma nota positiva e uma chamada à ação
Conclua seu e-mail incluindo informações acionáveis, como marcar uma reunião ou convidar o destinatário para vir até você se tiver alguma dúvida. Inclua também algumas notas positivas. Mencione coisas que o deixam feliz ou elogie a pessoa por algo que ela fez bem para que ela sinta que você não está apenas repreendendo-a, mas tendo o melhor interesse dela no coração.
- Por exemplo, você pode dizer ao seu entrevistador: “Mas, estou grato pela oportunidade de entrevistar sua empresa. Por favor, me avise se algo acontecer no futuro!”
- Se você está escrevendo para um funcionário ou colega de trabalho, tente algo como: “Sei que você tem trabalhado muito nisso, só queria chamar sua atenção para os problemas que estou tendo para que fique de olho para quaisquer problemas futuros em potencial.”
Etapa 8. Leia o e-mail em voz alta antes de enviá-lo para ouvir como soa
Reserve um momento para ler todo o seu e-mail em voz alta para que você possa ouvir o tom da sua escrita e revisar quaisquer erros ortográficos ou gramaticais. Se você encontrar erros de digitação, ortografia ou linguagem desajeitada, corrija! Se o seu tom for muito suave ou muito áspero, ajuste o idioma para que seja profissional, mas firme. Quando estiver satisfeito, envie-o para a pessoa a quem se destina.
- Você também pode pedir a um amigo ou colega de trabalho que leia seu e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que está tudo bem.
- Erros de ortografia ou palavras ausentes podem realmente prejudicar o impacto do seu e-mail, portanto, leia com atenção o que está escrito.
Método 2 de 3: redigindo uma carta formal de reclamação
Etapa 1. Envie uma carta para uma empresa ou se você não obteve uma resposta
Se você está decepcionado com um produto ou com o comportamento de uma empresa, escrever uma carta formal detalhando sua reclamação é a forma mais profissional de se comunicar com eles. Se você não conseguiu entrar em contato com alguém por qualquer outro meio, use uma carta formal como último recurso para expressar sua decepção e detalhar seus problemas.
Você também pode usar uma carta como última tentativa para provar que tentou entrar em contato com alguém para discutir seu problema com essa pessoa
Etapa 2. Declare seu problema claramente na primeira frase
Seja o que for que você esteja desapontado, deixe claro de cara, colocando-o na primeira frase de sua carta. Seja direto e conciso e exponha seu problema ou reclamação de forma clara e profissional para definir o tom de toda a sua carta.
- Por exemplo, se você está escrevendo para uma empresa para reclamar de uma política que o afetou, você pode começar com: “Escrevo para expressar minha frustração e decepção com a política de devolução de sua empresa”.
- Se você está escrevendo uma carta para alguém que não conseguiu entrar em contato, tente começar com algo como: “Estou escrevendo esta carta a respeito de sua falha em responder às minhas perguntas sobre meu depósito de segurança após não conseguir entrar em contato com você por telefone ou e-mail.”
Etapa 3. Use o corpo da carta para adicionar detalhes e informações relacionadas ao seu problema
Depois de declarar sua decepção e problema, use o resto de sua carta para adicionar detalhes e informações específicas para expandir sua carta e explicar sua frustração. Mencione todas as etapas que você executou para resolver seu problema, bem como os esforços que você fez para entrar em contato com eles e obter assistência.
Gorjeta:
Se você tentou entrar em contato com eles ou se eles fizeram promessas de solucionar suas dúvidas, mencione as datas em que você tentou entrar em contato com eles ou se eles se comprometeram a resolver o problema.
Etapa 4. Evite linguagem raivosa, sarcástica ou ameaçadora em sua carta
Ao longo de sua carta, mantenha sua linguagem e tom formal e profissional. Nunca use palavrões ou linguagem ameaçadora e evite o sarcasmo para que sua escrita pareça o mais profissional possível.
- Se alguma vez tiver que apresentar sua carta para um processo judicial, você deseja parecer o mais profissional possível.
- Xingar ou usar linguagem violenta fará com que você pareça agressivo e pouco profissional.
Etapa 5. Inclua cópias de todos os documentos relevantes para a sua reclamação
Se você tiver fotos, contratos ou quaisquer outros documentos que apóiem ou comprovem suas reivindicações, faça uma cópia deles e anexe-os à sua carta. Certifique-se de referenciá-los em sua carta para adicionar ainda mais validade a qualquer afirmação que você fizer.
Por exemplo, em sua carta, você pode dizer algo como: “Anexei fotos de como era o produto acabado, que, como você pode ver, está longe de ser satisfatório”
Etapa 6. Adicione suas informações de contato após a conclusão
Encerre sua carta com um parágrafo que resuma suas principais preocupações e as ações que você gostaria de tomar para resolvê-las. Se quiser que a pessoa ou empresa entre em contato com você para tentar resolver o problema ou discutir o assunto mais detalhadamente, inclua suas informações de contato na parte inferior.
- Assine a carta com um encerramento formal, como “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”, seguido do seu nome.
- Forneça o número de telefone ou endereço de e-mail que deseja que eles usem para entrar em contato com você.
Passo 7. Envie a carta usando carta registrada para que seja assinada
Use carta registrada ou uma opção de entrega de carta que exija que o destinatário assine para ter uma prova de que foi recebida. Guarde o recibo para o caso de precisar provar que escreveu uma carta a eles ou fornecê-la para um processo judicial.
Método 3 de 3: falar com alguém profissionalmente
Etapa 1. Fale com alguém diretamente, se não quiser que isso fique registrado
Se você preferir expressar sua decepção sem um rastro de papel ou sem se preocupar em ter sua conversa examinada mais tarde, uma conversa cara a cara é o caminho a percorrer. Além disso, uma conversa direta com alguém permite avaliar suas reações e adiciona um toque mais pessoal.
- Muitas vezes, também pode ser muito mais rápido simplesmente falar com alguém com quem você está desapontado.
- Falar com alguém permite que você use sua própria linguagem corporal e tom de voz para realmente transmitir sua frustração ou decepção.
Etapa 2. Peça à pessoa que se encontre com você em particular para discutir o assunto
Fale com a pessoa longe de outras pessoas para que você possa se expressar livremente, sem potencialmente envergonhá-las. Agende uma reunião ou peça que eles o encontrem em algum lugar como uma sala de conferências, escritório ou até mesmo um café para que seja mais profissional.
- Ligue para eles ou envie um e-mail para perguntar qual é o melhor horário e local para eles.
- Se você se encontrar em uma situação em que não consegue expressar sua decepção em particular, tente ser o mais profissional possível e mantenha a compostura sob controle.
Gorjeta:
Se precisar falar com eles imediatamente, diga-lhes algo como: “Você tem um minuto rápido? Eu preciso falar com você."
Etapa 3. Inicie a conversa agradecendo e perguntando como estão
Antes de começar a expressar sua decepção, pare um momento para agradecer à pessoa por reservar um tempo para se encontrar com você e avaliar seu estado de espírito. Pergunte como estão e se estão preparados para falar com você sobre o problema. Se eles parecerem zangados ou agitados, tente acalmá-los ou espere para falar com eles mais tarde. Se eles parecerem bons, vá em frente e comece a discutir seu problema ou questão.
- Começar com o pé direito ajudará a manter uma conversa tranquila e profissional.
- Por exemplo, você pode começar dizendo algo como: “Muito obrigado pelo seu tempo. Não vou demorar muito, só preciso discutir algo com você."
Etapa 4. Declare sua reclamação de forma clara e direta
Diga à pessoa por que você está decepcionado usando uma linguagem específica e sem emoção. Seja direto e objetivo e liste todos os motivos pelos quais você está insatisfeito, mas evite repreendê-los com uma lista de irregularidades. Use uma linguagem calma e profissional para transmitir seus sentimentos e evite levantar a voz ou usar palavrões.
- Gritar e praguejar só farão você parecer agressivo e pouco profissional.
- Por exemplo, diga a eles como você se sente, sem se tornar excessivamente emocional. Você poderia dizer algo como: "Quando você faz algo assim, realmente me faz sentir que você não se importa sobre como isso me afeta e, para ser honesto, é doloroso e decepcionante.
Etapa 5. Pergunte se eles têm alguma dúvida antes de encerrar a reunião
Depois de expressar sua decepção e explicar seu raciocínio, dê à pessoa a chance de falar. Pergunte se eles têm alguma dúvida para você ou se não estão claros sobre algo que você disse a eles, para que não haja nenhuma confusão. Em seguida, agradeça-os novamente por se encontrarem com você antes de encerrar a conversa.
Se possível, ofereça soluções ou melhorias para o futuro
Pontas
- Nunca digite um e-mail, escreva uma carta ou converse enquanto estiver com raiva. Respire algumas vezes para se acalmar antes de começar, para que você tenha a cabeça limpa.
- Evite conversar com alguém na frente de outras pessoas. Espere até que estejam disponíveis para conversar e conversar com eles em particular.
