Mudanças nos procedimentos do local de trabalho geralmente produzem resultados positivos, economizando tempo e dinheiro para a empresa ou promovendo um ambiente de trabalho mais positivo. A mudança é estimulante para aqueles que se adaptam a ela facilmente, mas para alguns funcionários a mudança pode ser desconhecida, perturbadora ou mesmo assustadora. Eles podem achar difícil aceitar o desconhecido, causando angústia, ou podem desenvolver ansiedade em aderir às novas políticas. Como líder no local de trabalho, é sua função garantir que qualquer transição ocorra da melhor maneira possível. Aprender como introduzir e implementar novos procedimentos no local de trabalho ajudará seus funcionários a fazerem a transição para as mudanças de forma eficaz, mantendo o moral do local de trabalho elevado.
Passos
Parte 1 de 3: Projetando Mudanças Processuais
Etapa 1. Esteja ciente dos custos
Se você estiver implementando uma mudança de procedimento para economizar dinheiro nos próximos anos, pode parecer uma escolha clara. Mas se essa mudança exigir uma instalação cara de novos equipamentos, um novo treinamento significativo de pessoal ou a contratação de novos funcionários para assumir novas funções, você pode precisar comparar os custos para ver se eles superam as economias e benefícios de longo prazo. Converse com um contador sobre os custos relativos versus economias de longo prazo para determinar se sua empresa pode se dar ao luxo de implementar essas mudanças, ou tente realizar uma análise simples de custo-benefício.
- Uma análise de custo-benefício compara os custos previstos com os benefícios previstos para determinar o plano melhor e mais econômico.
- Para realizar uma análise simples de custo-benefício, divida uma folha de papel em duas colunas. Liste os benefícios em uma coluna e os custos na outra coluna. Compare as duas listas para ver qual curso de ação é mais benéfico e econômico.
Etapa 2. Facilite a introdução
Mesmo que as mudanças de procedimento que você está introduzindo mudem radicalmente a maneira como sua empresa opera, é importante que essas mudanças sejam fáceis de introduzir e implementar. Se possível, tente implementar as novas mudanças em estágios ou fases. Dessa forma, seus funcionários terão mais facilidade para se ajustar e se adaptar aos novos procedimentos.
Se possível, implemente as mudanças de uma forma que permita que os funcionários se ajustem passo a passo. Tente escalonar as novas mudanças de procedimento ao longo de várias semanas ou mesmo meses para permitir uma adaptação ideal
Etapa 3. Avalie seu sucesso
Mudanças de procedimento significativas devem ser feitas por um motivo. Depois de determinar por que está fazendo essas mudanças, é importante encontrar uma maneira de medir o sucesso relativo das mudanças. Se as mudanças devem economizar custos, então faça uma comparação de custos para avaliar a eficácia das mudanças após vários meses. Se as mudanças devem melhorar a satisfação do cliente, responda a pesquisas e fique de olho no número de clientes recorrentes que estão satisfeitos com as mudanças que você fez.
Considere o uso de uma ferramenta financeira gratuita ou de baixo custo para rastrear o sucesso de sua empresa antes e depois de implementar as mudanças. Você pode encontrar ferramentas gratuitas online como inDinero ou Corelytics, ou assinar um serviço mensal mais detalhado desses mesmos provedores
Etapa 4. Tenha um plano de fuga
Obviamente, sua esperança com as novas mudanças de procedimento é que isso melhore as coisas no local de trabalho. Mas o que você faz se o contrário acaba acontecendo? Qualquer bom plano para mudanças de procedimento deve ter um plano de backup ou, se tudo mais falhar, um plano de fuga para abandonar as mudanças por completo.
- Decida se você voltará aos procedimentos antigos no caso de as novas alterações falharem ou se implementará um plano de backup. Se escolher um plano de backup, tenha planos concretos para o caso.
- Você pode evitar dizer a seus funcionários que tem um plano alternativo ou que pode voltar aos procedimentos antigos. Dizer essas coisas a eles pode fazer você parecer fraco ou ineficaz como líder e pode aumentar a resistência dos funcionários às mudanças se eles souberem que oposição vocal suficiente fará com que as coisas voltem a ser como eram.
Parte 2 de 3: Mantendo a confiança e o controle
Etapa 1. Transmita sua visão
Se você acredita que as mudanças procedimentais que está fazendo irão melhorar a empresa e / ou o local de trabalho, comunique isso. Deixe seus funcionários saberem como você vê a empresa daqui a um ano e estabeleça as estratégias (incluindo essas mudanças de procedimentos) que ajudarão a levar a empresa onde você acredita que ela precisa estar.
- Compartilhe sua visão com seus funcionários. Seja claro e conciso ao descrever o que você deseja para sua empresa.
- Entenda seus funcionários.
- Capacite seus funcionários, permitindo que expressem seus pensamentos, preocupações e feedback geral sobre as mudanças que você está propondo. Porém, não perca a estrutura organizacional da sua empresa.
- Decida se seria melhor comunicar sua visão e anunciar as mudanças pessoalmente ou por e-mail. As questões de urgência devem ser entregues pessoalmente, e as mensagens escritas / enviadas por e-mail podem ser facilmente ignoradas.
DICA DE ESPECIALISTA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Etapa 2. Venda o troco
Não importa quais mudanças de procedimentos no local de trabalho você esteja tentando implementar, pode não ser suficiente simplesmente dizer a seus funcionários "É assim que as coisas serão de agora em diante." Como líder, é sua função liderar, e isso significa ter o apoio de seus funcionários 100%. Depois de anunciar as mudanças, venda-as aos seus funcionários. Ajude-os a ver por que essas mudanças são boas para a empresa e, em última análise, boas para os funcionários.
- Deixe seus funcionários saberem a sua motivação (ou a da empresa) para implementar essas mudanças. Se as mudanças vão economizar dinheiro, diga isso. Se eles criarem um ambiente de trabalho melhor, informe a todos. Não importa qual seja a motivação, deixe claro que as vantagens dessas mudanças superam os custos e os problemas de implementação.
- Explique por que a velha maneira de fazer as coisas era imprópria ou ineficaz. Ter um contraste claro pode tornar mais fácil para os funcionários entender por que essa mudança foi necessária.
Etapa 3. Remova qualquer incerteza
Um dos principais motivos pelos quais os funcionários resistem à mudança é o medo que sentem pelo desconhecido. Se houver alguma incerteza sobre como os negócios do dia-a-dia operarão, ou sobre as funções muito específicas que você e seus funcionários desempenharão nessas mudanças, você precisará remover essas incertezas. Você pode fazer isso antecipando perguntas, dúvidas e medos que seus funcionários possam ter e aliviando-os antes que apareçam.
- Seja meticuloso no planejamento de como o negócio irá operar e quais mudanças (se houver) ocorrerão nas funções de seus funcionários. Deixe-os saber que suas funções não mudarão, ou se suas funções serão afetadas de alguma forma, então deixe isso claro desde o início.
- Tente enquadrar as mudanças de procedimento de forma que os funcionários vejam essas mudanças como uma melhoria de como trabalham. Se você remover a dúvida que cerca os anúncios procedimentais vagos e reformular essas mudanças como uma forma de criar um ambiente de trabalho melhor ou uma ordem de operações mais tranquila, seus funcionários provavelmente estarão mais dispostos.
DICA DE ESPECIALISTA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Consultora de Diversidade, Equidade e Inclusão
Nosso especialista concorda:
Conforme as mudanças de procedimento são implementadas e novas regras ou diretrizes são instituídas, seja claro sobre quais aspectos da mudança não serão negociáveis e quais têm flexibilidade incorporada a eles. Por exemplo, você pode dizer:"
Etapa 4. Tempo certo
Alguns especialistas em negócios aconselham que o momento de um anúncio de procedimento pode ser o principal fator para atrair os funcionários. Não existe uma regra clara sobre quando é o momento certo, pois cada situação e local de trabalho são diferentes, mas estar ciente de como as mudanças afetam seus funcionários pode ajudá-lo a cronometrar o anúncio e a implementação um pouco melhor.
- Se os novos procedimentos exigirem treinamento adicional, tente cronometrar a implementação desses procedimentos de uma forma que dê aos seus funcionários o tempo adequado para se prepararem. Por exemplo, não anuncie novos procedimentos em uma sexta-feira se eles entrarem em vigor na segunda-feira seguinte. Isso pode exigir que os funcionários venham no fim de semana para treinamento ou se esforcem para descobrir as coisas no dia em que as mudanças entrarem em vigor.
- Se possível, anuncie as mudanças de procedimento algumas semanas antes que elas ocorram. Isso dará a todos a chance de ler os novos procedimentos, entender como eles diferem dos antigos e aprender como fazer as mudanças necessárias.
Parte 3 de 3: Implementando Mudanças
Etapa 1. Não perca a identidade da sua empresa
Mudanças de procedimentos geralmente são boas, mas não devem ser tão radicais a ponto de seus funcionários não reconhecerem mais a empresa - pelo menos não da noite para o dia. Lembre-se que além do conforto no familiar, muitos de seus funcionários podem ser leais e dedicados à empresa por sua imagem / identidade ou missão original. É normal mudar esses aspectos por meio de um plano de longo prazo, mas fazer mudanças radicais em um curto espaço de tempo pode alienar ou alarmar seus funcionários mais leais.
Etapa 2. Procure informações
O grau de satisfação dos seus funcionários será um dos melhores indicadores da eficácia das mudanças. Alguns funcionários, é claro, resistirão à mudança, não importa o que aconteça, mas outros funcionários podem gostar da direção geral, embora tenham reservas sobre como essas mudanças são realmente implementadas.
- Uma maneira fácil de garantir a satisfação dos funcionários e avaliar quaisquer mudanças futuras que possam ser necessárias é pedir aos funcionários feedback sobre as mudanças. Deixe-os saber que, embora você possa não estar aberto para reverter as mudanças, você valoriza a contribuição e a colaboração dos funcionários quando se trata de como essas mudanças são implementadas.
- Considere formar uma força-tarefa ou comitê para buscar feedback sobre como as mudanças estão sendo implementadas e contribuições sobre como as mudanças podem ser implementadas com mais sucesso.
Etapa 3. Recompense o desempenho do funcionário
Uma maneira de ajudar a envolver os funcionários com novas mudanças de procedimentos é gerar metas de curto prazo para seus funcionários e recompensar aqueles que cumprirem essas metas. Pode parecer uma mudança insignificante, mas pode ajudar a construir suporte para as mudanças e instigar um forte desejo de implementar essas mudanças.
Pontas
- Faça com que seus funcionários participem das mudanças nos procedimentos o mais cedo possível.
- Tente buscar a ajuda dos funcionários com o planejamento ou implementação deste processo.
- Incentive a flexibilidade no local de trabalho. Quanto melhor seus funcionários se adaptarem às mudanças, mais fácil será esse processo para todos.
