Planejar uma reunião na prefeitura sobre um assunto de saúde não é basicamente diferente do que planejar uma reunião na prefeitura sobre qualquer outro assunto, exceto na composição do público e nos tipos de palestrantes que farão o evento. No entanto, há muito o que fazer para planejar com sucesso uma reunião na prefeitura de qualquer tipo. Você precisará trabalhar duro, recrutar partes interessadas importantes e se certificar de que deu a si mesmo tempo suficiente para garantir a atenção da imprensa e da comunidade.
Passos
Parte 1 de 3: Estabelecendo as bases
Etapa 1. Forme um comitê de planejamento
A ideia por trás de um comitê de planejamento é a força dos números. Existem algumas questões relacionadas à saúde que não preocupam mais de uma organização. Você precisa identificar outras organizações dentro da comunidade preocupadas com a sua questão, convencer membros importantes dos benefícios de uma prefeitura e recrutá-los para o seu comitê de planejamento.
- Por exemplo, se a sua questão de preocupação for nutrição infantil, algumas organizações comunitárias preocupadas com essa questão podem ser escolas, pediatras, bancos de alimentos, igrejas, fazendeiros e creches.
- A autopromoção pode ser um motivador extremamente atraente. Aborde as organizações-alvo de um ponto de vista vantajoso, explicando como a participação na prefeitura pode ser benéfica para elas especificamente.
Etapa 2. Localize os problemas
É muito mais fácil se preocupar com um problema que afeta você diretamente. Para tornar o assunto da sua prefeitura mais imediato e atraente, enfatize o impacto local da questão ao invés do impacto nacional ou global.
- Por exemplo, se sua cidade ou estado tem uma alta taxa de infecção por HIV, ou alta taxa de obesidade, você deve enfatizar os problemas que sua localidade enfrentará em vez dos problemas que vêm do diagnóstico de HIV ou obesidade em geral.
- Então, você poderia dizer: “A cidade de Filadélfia terá que pagar US $ 3,5 bilhões a mais em custos de saúde nos próximos 15 anos por causa de nossa alta taxa de obesidade”, em vez de “Obesidade leva a custos mais altos de saúde”.
Etapa 3. Identifique os objetivos
Os objetivos de sua reunião ditarão o formato, quem você convidará e como irá promovê-lo. O termo “prefeitura” significa apenas um tipo de reunião em que perguntas e respostas abertas do público constituem a maior parte da reunião.
Os objetivos de sua reunião podem ser informativos, defesa de um determinado cargo ou dar feedback a candidatos políticos. Embora as reuniões de candidatos políticos e de defesa provavelmente atraiam mais atenção, elas não são necessariamente o que é melhor para o seu problema. Por exemplo, se a opinião pública for contra os objetivos da política de sua organização, uma reunião informativa pode ser uma estratégia melhor para mudar as opiniões de acordo com suas necessidades
Etapa 4. Escolha um formato
O formato tradicional de uma prefeitura é para um painel de três a cinco palestrantes mais um moderador para fazer pequenas apresentações detalhando suas origens e posições. Em seguida, um moderador abre perguntas para o público. Embora o público possa fazer perguntas a um determinado membro do painel, o moderador deve atuar como um facilitador e, se achar que o programa seria avançado ao fazer a mesma pergunta a vários membros do painel, ele deveria. Outros formatos podem incluir:
- Um formato puro de pergunta e resposta. Isso pode ser bom para o fórum de um candidato.
- Um formato de pergunta anônima, em que as perguntas são enviadas com antecedência e o moderador escolhe quais perguntas apresentar ao painel. Esse formato pode ser bom para assuntos controversos.
Parte 2 de 3: Organizando a Reunião
Etapa 1. Escolha um local, data e hora
O local da reunião deve ser em um local centralizado, neutro e acessível para deficientes físicos. Igrejas, bibliotecas, edifícios governamentais e centros comunitários são boas escolhas. Certifique-se de que não entre em conflito com outro evento popular da comunidade e faça-o em um horário em que muitas pessoas possam comparecer - no fim de semana ou, se durante a semana, à noite.
- Uma boa regra é sempre escolher um local um pouco pequeno demais. Um local lotado cria a impressão de atividade e popularidade, o que é sempre melhor do que a alternativa.
- Torne o evento gratuito ou de custo simbólico, mas incentive os participantes a RSVP - uma página do Facebook, um endereço de e-mail ou um número de telefone para ligar são maneiras fáceis e de baixo custo de fazer isso. Suponha que dois terços dos “talvez” não apareçam.
- Certifique-se de ter um local de reunião alternativo para o caso de o local agendado não funcionar.
Etapa 2. Convide os membros do painel
Os painelistas são um dos fatores mais importantes que contribuem para o sucesso ou o fracasso de uma prefeitura. Embora seja melhor ter notáveis em seu painel, isso nem sempre é uma opção. A próxima melhor coisa é ter palestrantes representando organizações notáveis e / ou palestrantes com experiências notáveis - isso dá ao evento mais credibilidade.
- Procure funcionários eleitos, acadêmicos, líderes religiosos e comunitários e provedores de tratamento.
- Esta é outra área em que um comitê de planejamento diversificado pode ser útil. Quanto mais abrangentes os laços dos membros da comunidade de planejamento, maior a probabilidade de você conseguir acessar um painel diversificado e empolgante de especialistas.
- Não desconsidere o fator personalidade ao convidar membros do painel. Os palestrantes devem ter credibilidade o suficiente para levar as pessoas à prefeitura, mas devem ser empolgantes o suficiente para que as pessoas falem sobre sua prefeitura muito depois de tudo terminar.
Etapa 3. Recrute um moderador
Os moderadores são outro fator importante para o sucesso de uma prefeitura. O moderador deve ter o respeito dos palestrantes e do público, junto com o temperamento para acalmar as tensões e acompanhar a discussão.
Pense em um moderador como um MC - ele deve ser carismático, mas não tão carismático que ofusque os palestrantes ou domine a discussão. Membros da mídia, juízes e advogados aposentados e clérigos podem ser bons candidatos
Etapa 4. Instrua os painelistas
Certifique-se de que seus painelistas conheçam o formato da prefeitura, dos outros painelistas, a participação esperada e os assuntos da pauta. Contanto que eles estejam dispostos, prepare-os para falar com a mídia depois.
É uma boa ideia fazer com que os membros do painel cheguem com 45 minutos a uma hora de antecedência para que você possa revisar o formato e os assuntos uma última vez
Etapa 5. Monte uma equipe
Certos funcionários-chave serão necessários para garantir que a reunião ocorra sem problemas. Você deve ter alguém para falar com a mídia, sentar os convidados e distribuir materiais como pautas de reuniões para os palestrantes e convidados.
Todos esses são bons empregos para voluntários
Etapa 6. Prepare materiais antecipados
Não importa o tamanho da sua reunião, você precisará de alguns materiais impressos para distribuir aos convidados, à imprensa e aos palestrantes. O tipo de reunião que você está organizando ditará os tipos específicos de materiais. Por exemplo:
- Se você estiver realizando uma reunião informativa, é uma boa ideia imprimir folhetos ou brochuras que abordarão algumas das informações que você abordará na prefeitura. Por exemplo, se o seu problema é o HIV em sua comunidade, imprima um folheto com algumas estatísticas importantes sobre o impacto do HIV localmente.
- Uma prefeitura com candidatos ou funcionários políticos pode incluir informações sobre as posições dos candidatos ou funcionários e partidos no que se refere ao seu problema de saúde.
Parte 3 de 3: Preparação para a reunião
Etapa 1. Certifique-se de que a mídia seja exibida
A imprensa é crucial para o sucesso da prefeitura. Quer a prefeitura seja voltada para a defesa de questões, divulgação de informações ou um fórum político, sua notoriedade influenciará o sucesso dessas metas e sua capacidade de formar prefeituras no futuro.
- Você precisará escrever comunicados à imprensa, identificar os repórteres que cobrem histórias sobre saúde, assuntos comunitários ou política e entrar em contato com eles em intervalos regulares.
- Um comunicado de imprensa é um documento simples enviado a organizações de mídia que explica um evento e por que ele é digno de nota. O comunicado à imprensa normalmente tem menos de uma página.
- As notícias são sobre eventos atuais, portanto, certifique-se de enfatizar aos repórteres por que a prefeitura é um evento para cobrir agora e não mais tarde. Por exemplo, a obesidade é sempre um problema, mas só vira notícia quando um estudo é divulgado com o propósito de mostrar outro motivo pelo qual é ruim.
Etapa 2. Entre em contato com organizações com interesses semelhantes
Membros de seu comitê de planejamento, painelistas e membros de organizações relacionadas que não fazem parte direta da prefeitura devem ser educados para divulgar o evento.
Não se esqueça de utilizar recursos como campi universitários, hospitais e agências governamentais. Afixe folhetos divulgando o evento nesses locais. Eles podem ser uma ótima maneira de aumentar a frequência
Etapa 3. Acesse as mídias sociais
Não se esqueça da extensa rede de grupos temáticos no Facebook e outros meios de comunicação social. Não se limite a entrar em contato com organizações físicas com pessoas na folha de pagamento. Publique em grupos do Facebook, blogs e quadros de mensagens de organizações interessadas e relacionadas.
Certifique-se de que seus palestrantes e membros também estejam promovendo o evento no Twitter, Facebook e Instagram
Etapa 4. Reúna os pacotes de impressão
Um pacote de imprensa se distingue de um comunicado de imprensa por ser um pacote de materiais dados aos repórteres no dia de um evento, e não um incentivo para cobrir um evento. Deve incluir:
- O comunicado de imprensa.
- Biografias dos palestrantes e palestrantes.
- Informações sobre o assunto, incluindo estudos relevantes, estatísticas e histórias pessoais de indivíduos afetados.
Etapa 5. Espere o inesperado
Às vezes, os palestrantes não aparecem. Às vezes, os manifestantes inundam o local. Uma tempestade de neve pode varrer a área do nada. Como planejador de eventos, você precisa se planejar para essas contingências reservando palestrantes alternativos ou agendando datas alternativas.
- Se a sua prefeitura estiver lotada de manifestantes, uma mudança no formato pode ser apropriada. Se o formato original for de pergunta e resposta aberta, obtenha perguntas antecipadas. Se os manifestantes estiverem do lado de fora, convide-os a entrar e mude o formato para enviar perguntas antecipadamente.
- Alinhe palestrantes alternativos de sua organização ou organizações participantes apenas no caso de um palestrante agendado não aparecer. Se a prefeitura é um fórum de candidatos políticos, enfatize isso incansavelmente para a mídia - o que fará com que eles desejem ter aparecido.
